Protokoll fra instituttrådsmøte Helsam

Møtet ble satt 07. oktober 2013, kl. 09.00, Forskningskjelleren, rom 024, Fredrik Holsts hus, og hevet kl. 11:51.

Jeanette H. Magnus, Eli Feiring, Akhtar Hussain, Anbjørg Kolaas, Irene Auke, Siri Jensen og Nadia Khan

I tillegg: Deborah Ann Arnfinsen og Knut Tore Stokke (referent)

SAK 1 Godkjenning av dagsorden

Det var ingen kommentarer til dagsorden.

          
SAK 2 Godkjenning av protokoll

Det var ingen kommentarer til protokollen fra møtet 13. mars. Protokollen ble godkjent.

Det var ett spørsmål knyttet til om O-sak 2 fra møtet 15. mai ville bli videre fulgt opp. Instituttleder svarte at siden ingen av rådets medlemmer, inklusiv den som fremmet saken, hadde fremmet ønske om en oppfølging av denne saken, vil den ikke bli videre behandlet i rådet.

Protokollen fra møtet 15. mai ble godkjent.

Saksdokumenter:

Protokoll 13. mars 2013
Protokoll 15. mai 2013
          

Diskusjonssaker

D-SAK 1 Budsjett 2014-18 og årsplan 2014-16

Instituttleder innledet med å gi en overordnet forklaring på avviket mellom budsjett og prognose for 2013. Betydelige ekstra inntekter som det må forventes at er ett engangstilfelle utgjør den viktigste forklaringen. Det har vist seg vanskelig å disponere de ekstra inntektene raskt på et tidspunkt hvor instituttet jobber strategisk og langsiktig med ny vitenskapelig bemanning. Det er ikke enkelt å akselerere prosessen med tilsetninger. Hoveddelen av inntektene er kommet som et forsøk fra fakultetsstyrets side på å redusere et gjentagende overskudd i fakultetets basisøkonomi.

Rådet opplevde det som vanskelig å gi gode innspill til budsjetteringsarbeidet når ekstrainntekter i så stor grad påvirker årsresultatet. Ettersom effekten av prosjektene antas å bli noe svakere enn budsjettert for 2013 så må det nye budsjettet ta begge disse erfaringene med seg.

Til det videre budsjettarbeidet ble det foreslått å vurdere å tilsette i flere stillinger tidligere enn opprinnelig planlagt.

          
D-SAK 2 Arealsituasjonen ved Helsam

Instituttleder redegjorde for hvordan vekst over tid har bidratt til at Helsam i dag har begrenset mulighet til å ta på seg nye aktiviteter uten at vi tilføres ekstra arealer. I tillegg ble det redegjort for mangelfull respons i prosessen med å få arbeidet fram et felles framtidig arealbehov ved instituttet.
Instituttleder foreslo og fikk tilslutning til at instituttet må vurdere å sende et brev til Eiendomsavdelingen ved UiO for å purre på våre henvendelser om å få bistand til en kartlegging av framtidige arealbehov.

I tillegg ble rådet forespeilet at instituttet utvikler en plan for utnyttelse av arealer som bidrar til mer effektiv utnyttelse og vurdere en normering i arealutnyttelse på tvers av avdelinger innad.

Rådet ga innspill på at instituttet også måtte ha fokus på undervisningsrommene og videre at man burde se på egne løsninger for deltidsansatte. I tillegg ble det lagt vekt på at arbeidet med å bedre arealutnyttelsen ble balansert opp mot arbeidsmiljøet og de ansattes trivsel.

          
D-SAK 3 Arbeidsmiljøundersøkelsen ARK

Instituttleder orienterte om bakgrunnen for undersøkelsen og ba om rådets innspill til hvordan denne bør organiseres ved Helsam.
Rådet anbefalte at instituttet måtte tydeliggjøre hvorfor ARK skal gjennomføres og hvilke ressurser vi vil bruke på oppfølging av undersøkelsen.

Rådet anbefalte at instituttet bruker en ekstern prosessleder til gjennomføring av undersøkelsen. Det bør opprettes en referansegruppe som bistår prosessleder i arbeidet. Gruppen må ha representasjon fra alle avdelinger og administrasjonen. Verneombud må også inngå.

En slik gruppe vil gis mandat til å organisere og gjennomføre ARK ved Helsam. Hvis ønskelig kan de nedsette en mindre arbeidsgruppe innad. Vi vil be gruppen særskilt vurdere faktorer som motiverer de ansatte til å delta i undersøkelsen. I tillegg vil vi be om en vurdering av hensiktsmessigheten av å inkludere praksislærere i undersøkelsen.

          

Orienteringssaker

O-SAK 1 Regnskaps- og virksomhetsrapportering pr 2. tertial

Administrasjonssjef redegjorde kort for rapporteringen pr 2. tertial 2013.

Rådet ba om at Helsam tok opp med fakultetet at det tilsynelatende er en manglende samhandling mellom nivåene i utformingen av årsplaner.

          
O-SAK 2 Eventuelt

Instituttleder orienterte om bakgrunn for opprettelsen av Senter for global helse. Opprinnelig kom det som et innspill til fakultetet i februar 2012. Senteret bygger på de positive erfaringene vitenskapelige ansatte hadde med den tematiske satsningen på globale infeksjonssykdommer (Globinf).

Fakultetet har inkludert opprettelsen av senteret som en del av sine strategiske satsninger, og det vil opprettes ved Helsam fra 2014 av. Senteret vil primært være en virtuell samling av fakultetets forskning innen feltet Global helse, og det vil drives av en leder i fast vitenskapelig stilling, men frikjøpt fra undervisning. I tillegg vil det opprettes en administrativ stilling knyttet til senteret.

          
Publisert 24. okt. 2013 11:53 - Sist endret 13. nov. 2013 14:22