Kontorsjef

Kontorsjef (ved institutt eller senter) har administrative leder-funksjoner innenfor gitte fullmakter.

Stillingsbeskrivelse for kontorsjef

Kontorsjef er underlagt instituttleder, med administrative lederfunksjoner innenfor fullmakter gitt av instituttleder. Kontorsjefen skal påse at administrasjonen tilbyr relevant administrativ bistand og service overfor instituttleder, fagmiljøenes ledere, grunnenhetens ansatte, brukere og samarbeidspartnere.

I tillegg til generell rådgivning, veiledning og utredning innenfor administrative felt skal kontorsjefens administrasjon bistå instituttleder blant annet med:

  • Forslag til årsplaner, årsmelding og budsjett
  • Tilsyn og kontroll med at enhetens budsjett blir overholdt
  • Iverksetting av vedtak fattet av overordnede beslutningsorganer
  • Intern og ekstern informasjonsvirksomhet
  • Sekretærfunksjon for råd og utvalg
  • Saksbehandlerstøtte i enkeltsaker
  • Personaladministrative spørsmål og oppfølging av UiOs lokale lønns- og personalpolitikk
  • Organisasjonsutvikling
  • HMS-arbeid og etablering/oppfølging av internkontrollsystemer
  • Rekruttering og personalutvikling

Delegerte fullmakter vil i tillegg normalt innebære oppgaver som:

  • Saksforberedelse for instituttråd og overordnede organer
  • Budsjett- og regnskapsarbeid
  • Tilrettelegging for effektiv drift og organisering av grunnenhetens administrasjon
  • Forslag til plandokumenter
  • Direkte personaledelse- og oppfølging av administrativ stab, og av teknisk personale som ivaretar servicerelaterte fellesfunksjoner
  • samarbeid med tjenestemannsorganisasjonene innenfor rammene av hovedavtalens og tilpasningsavtalens bestemmelser

På delegasjon fra instituttleder kan kontorsjef gis anvisningsmyndighet. Kontorsjef skal påse at den administrative enhetens virksomhet utøves i samsvar med lover, forskrifter, reglementer, avtaler og retningslinjer gitt av overordnet myndighet.

Kontorsjef rapporterer til instituttleder.

Publisert 25. nov. 2015 09:11