Slik søker du til ph.d.-programmet

Før du søker

1. Sjekk om du fyller alle krav til opptak.
2. Sett deg inn i hva søknaden skal inneholde.
3. Finn ut om du er ansatt ved UiO eller ikke.
4. Bruk gjeldende versjon av søknads- og avtaleskjema

Opptaksperiode

Ph.d.-utdanningen er normert til 3 års fulltidsstudier. Det er ikke anledning til å planlegge gjennomføring av ph.d.-utdanningen med en progresjon som gir lengre studieløp enn 6 år (dvs. mindre enn 50 %).

Ph.d.-avtalen

Opptak på ett av universitetets ph.d.-programmer formaliseres ved at skriftlig avtale underskrives av ph.d.-kandidat, veiledere, grunnenhet og fakultet. Avtalen regulerer partenes rettigheter og plikter i opptaksperioden.

Som ph.d.-kandidat plikter du å rapportere om fremdriften (semesterrapport) samt holde kontaktinformasjonen din oppdatert gjennom å semesterregistrere deg i StudentWeb hver vår og høst innenfor de til enhver tid gjeldende frister. Manglende semesterregistering og semesterrapportering kan medføre utskriving av ph.d.-programmet.

Hvordan sende inn søknad

Kandidater som ønsker å søke opptak til ph.d.-programmet mens universitetet er stengt, må lage zip-fil av alle søknads-og avtaleskjema med vedlegg, og sende zip-filen med e-post til postmottak@medisin.uio.no. Fakultetet har dessverre sterkt begrensede muligheter til å åpne vanlig post mens universitetet er stengt. NB! Du trenger ikke fylle inn personnummer, kun fødselsdato, i opptakssøknaden. Dersom vi får problemer med å identifisere deg i våre systemer, tar vi kontakt.

Merk at denne listen med navn på vedlegg ikke er uttømmende. Det kan være andre vedlegg som bør legges ved, selv om de ikke står listet opp under. Da må du selv finne en passende tittel til dokumentet. Det er ikke påkrevd at alle kandidater leverer alle vedlegg som er listet opp under. 

Dokumentene skal ha følgende navn:

• Søknads- og avtaleskjema
• Kopi av vitnemål/karakterutskrift_[NAVN PÅ INSTITUSJON]
• Prosjektbeskrivelse
• Fagfellevurdering
• Plan for fullføring av opplæringsdelen
• Plan for gjennomføring
• Arbeidsavtale
• Begrunnelse for avvik fra karakterkrav
• Dokumentasjon på engelskkunnskaper
• Bekreftelse på finansiering
• Søknad om godkjenning_[NAVN PÅ INSTITUSJON]
• Godkjenninger_[NAVN PÅ INSTITUSJON]
• Fritak fra krav om intern hovedveileder
• CV for hovedveileder
• Søknad om tredje medveileder
• Redegjørelse for sen søknad
• Avtale med ekstern part
• Avtale om stedkodetilhørighet
• Plan for opphold ved UiO
• Nærings-ph.d.-avtale
• Offentlig sektor-ph.d.-avtale

Krav til opptak

Du må sette deg inn i regelverk for ph.d.-utdanningen før du søker.

1. Søknads- og avtaleskjema

Alle kandidater må fylle ut søknads- og avtaleskjema ved søknad om opptak til ph.d.-programmet. Husk følgende: 

• Gjeldende versjon av skjemaet skal brukes
• Skjemaet skal være maskinskrevet
• Informasjonen i skjemaet skal samsvare med informasjonen i vedleggene
• Kontaktinformasjon for samtlige veiledere skal være korrekt og fullstendig utfylt

Søknads- og avtaleskjema er din avtale som reglurerer rettigheter og plikter i opptaksperioden. Derfor er det viktig at det er korrekt utfylt, og at riktig versjon er brukt. Skjemaet returneres ubehandlet dersom det ikke er korrekt utfylt. 

2. Avtale med ekstern part

Ph.d.-kandidater med finansiering fra, tilsetting hos eller som mottar andre bidrag fra en ekstern part må fylle ut avtale med ekstern part.

Kandidater som ikke er ansatt ved Universitet i Oslo

• Du som ikke er direkte ansatt ved Universitetet i Oslo, må fylle ut avtale med ekstern part (docx) (pdf).
• Den som signerer for den eksterne part må ha fullmakt til å forplikte den eksterne part. Din veileder skal som hovedregel ikke være den som forplikter den eksterne part.
• Avtalen skal inngås med enheten ved institusjonen du mottar ressurser fra.
• Ansettelse ved et universitetssykehus er ikke det samme som ansettelse ved UiO.

Kandidater som er ansatt ved Universitetet i Oslo

• Du skal ikke vedlegge avtale med ekstern part dersom du tilsettes i stipendiatstilling ved Universitetet i Oslo. Ph.d.-kandidater som tilsettes ved UiO undertegner egen arbeidsavtale med universitetet.

3. Avtale for institutt-tilhørighet

Alle kandidater som tas opp til ph.d.-programmet ved Det medisinske fakultet knyttes til programmet enten gjennom en stipendiatstilling eller en veileder ved fakultetet.

Kriterier for tilhørighet for fakultetets ph.d.-kandidater, i prioritert rekkefølge:

Hvis du er tilsatt ved fakultetet:

1. Ditt arbeidssted ved Universitetet i Oslo (fremgår av arbeidsavtalen din)

Hvis du har tilsetting utenfor fakultetet:

2. Hovedveileders arbeidssted, hvis han/hun er ansatt ved fakultetet

3. Intern medveileders arbeidssted hvis du har hovedveileder ansatt utenfor fakultetet

4. Dersom du har flere interne medveiledere ansatt ved ulike institutter, skal veilederne ved søknad om opptak avtale seg i mellom på Avtale for stedkodetilhørighet (docx) (pdf) hvilket arbeidssted kandidaten skal ha sin tilhørighet. Du finner stedkodetilhørighet for ditt institutt (6 sifre) på fakultetets nettsider under avdelinger og klinikker.

4. Utdanning

• For opptak til ph.d.-programmet kreves det at du har minst femårig grunnutdanning, det vil si mastergrad eller tilsvarende. I særskilte tilfeller kan fakultetet gi opptak på bakgrunn av ettårig master, etter en vurdering av studiets omfang og kvalitet samt eventuell annen relevant dokumentasjon, f.eks. forskningspraksis.

5. Karakterer

• Gjennomsnittskarakteren på bachelor skal ikke være dårligere enn C
• Emner på masternivå skal ha en gjennomsnittskarakter ikke dårligere enn B
• Masteroppgaven skal ha karakteren B eller bedre
• For 5-årige utdanninger skal gjennomsnittskarakteren være B eller bedre

For utdanninger med få eller ingen graderte karakterer, gjøres en helhetsvurdering av søkerens kompetanse og planlagte ph.d.-prosjekt.

6. Krav til engelskkunnskaper

Internasjonale studenter må dokumentere engelskferdigheter ved å ta en av følgende tester:

• TOEFL - Test of English as a Foreign Language med minimumresultat 90 på internet-Based Test (iBT) 
• IELTS - International English Language Testing Service med resultat 6.5
• PTE Academic - Pearson Test of English Academic med resultat 62
• Se utfyllende regler for krav til kompetanse i engelsk samt fritak fra krav

7. Finansiering

• Ph.d.-utdanningen er normert til 3 års fulltidsstudier. Du må som hovedregel kunne dokumentere finansiering for hele opptaksperioden.
• Minimum ett års sammenhengende finansiering (eventuelt to år med 50 % sammenhengende finansiering) øremerket ph.d.-utdanningen må være på plass ved opptak og det må leveres en realistisk og forpliktende plan for finansiering av resterende opptaksperiode. Egenfinansiering (egne lønnsmidler, eget firma etc.) godkjennes som hovedregel ikke.

8. Prosjektbeskrivelse

Du skal levere en prosjektbeskrivelse. Denne skal kun gjelde ditt konkrete ph.d.-prosjekt. Prosjektbeskrivelsen kan være på inntil 10 sider, inkludert referanseliste, og skal følge mal for prosjektbeskrivelse (docx) (pdf).

9. Fagfellevurdering av prosjektbeskrivelse

Alle ph.d.-prosjektbeskrivelser skal være fagfellevurdert i forbindelse med opptak. I en del tilfeller er det konkrete ph.d.-prosjektet blitt fagfellevurdert i forbindelse med søknad om finansiering av prosjektet. Da fører du opp når den ble fagfellevurdert og av hvem i prosjektbeskrivelsen. 

Dersom ditt ph.d.-prosjekt er en del av et større forskingsprosjekt eller prosjektet er utarbeidet av deg og/eller din forskningsgruppe/veileder uten at finansiør har faglig vurdert ditt konkrete prosjekt, må du få det fagfellevurdert i forbindelse med opptak. Det er hovedveileders ansvar å utpeke den som skal vurdere prosjektbeskrivelsen før søknaden om opptak kan behandles. Fagfellevurdeingen skal følge mal for fagfellevurdering.

Det skal være én person, som kan rekrutteres internt eller eksternt. Fagfellen skal ha en doktorgrad og kjenne til fagfeltet til ditt, men skal ikke være involvert i prosjektet og må være habil.

Fagfellen må kunne svare bekreftende på at han/hun ikke:

• er i familie med eller har en nær relasjon til deg eller en av dine veiledere.
• har felles publikasjoner med deg.
• har felles publikasjoner med en eller flere av dine veiledere.
• kjenner til andre forhold vedkommende tror eller mener kan være egnet til å svekke deres habilitet i forbindelse med fagfellevurderingen

Fagfellevurderingen gjøres med utgangspunkt i disse punktene:

•  Relevans: Klar målgruppe for forskningen, samfunnsnytte, sammenheng/samsvar med strategiske documenter, brukermedvirkning

• Bakgrunn, kunnskapsstatus og originalitet: Vitenskapelig bakgrunn for prosjektet, oversikt over forskningsfronten, aktuell referanselitteratur, faglig nyhetsverdi og originalitet, innovasjonsgrad

• Tilnærminger, hypoteser og metodevalg: Primærmål og sekundærmål for prosjektet, framstilling av hypoteser, beskrivelse av teoretisk grunnlag og metodevalg

• Gjennomførbarhet: Realistisk og hensiktsmessig plan, implementering (milepæler), identifisert risiko med evt. alternative strategier for gjennomføring, tilgjengelige data fra pilotprosjekter, andre preliminære data der relevant, eventuelle utenlandsopphold

• Forskningsmiljø: Beskrivelse av stillinger og roller, infrastruktur, tilgang til utstyr og ressurser, faglige nettverk, relevante samarbeidspartnere, læringsmiljø, veiledningskapasitet og -kompetanse

• Etiske perspektiver: Redegjørelse for eventuelle etiske problemstillinger knyttet til gjennomføringen av prosjektet og håndteringen av disse, innhentede etiske godkjenninger

• Formidling: publiseringsplan (akademisk- tidsskrifter og populærvitenskapelig -  hvilke kanaler), eventuell brukergruppeorientert formidling (til hvem og hvordan)

10. Krav til opphold ved UiO (residentplikt)

Kandidater med ekstern finansiering eller arbeidsplass må ha et opphold ved Det medisinske fakultet på minst 6 måneder av ph.d.-utdanningen. Oppholdet kan deles opp i inntil 3 perioder. Residensplikten kan utføres ved OUS, AHUS og andre samarbeidende institusjoner i Norge der det finnes et aktivt forskningsmiljø/ forskningsgruppe hvor kandidaten kan inngå og som fakultetet godkjenner. Se § 5.1 i Utfyllende regler for mer informasjon.

11. Godkjenninger

• Alle nødvendige godkjenninger må være innhentet før du kan få endelig opptak på ph.d.-programmet. Du må selv sette deg inn i hvilke godkjenninger ditt prosjekt må ha.
• Informasjon om søknader til REK og andre instanser i tillegg til REK.

12. Veilederforhold

• Du skal ha én hovedveileder og som hovedregel inntil to medveiledere. Det er anledning til å søke fakultetet om ytterligere en medveileder, søknaden må begrunnes. En kandidat kan ikke ha mer enn 3 medveiledere oppnevnt samtidig. Du må ha minimum to veiledere, hvorav den ene må være ansatt ved fakultetet.
• Hovedveileder må være tilsatt ved en norsk institusjon.
• Hovedveileder skal som hovedregel være intern og ansatt ved fakultetet, men dette kravet kan fravikes dersom det er hensiktsmessig for prosjektet. I så tilfelle skal det legges ved en kort søknad som redegjør for hensikten med ekstern hovedveileder. Denne redegjørelsen må være undertegnet av den foreslåtte eksterne hovedveilederen. Vedkommende må i tillegg legge ved en forenklet CV som viser oppnådd grad, stilling og veiledererfaring på ph.d.-nivå.
• Dersom hovedveileder er ekstern, må minst en medveileder være intern.
• For å kunne være hovedveileder skal man normalt ha dokumentert veiledererfaring fra masternivå eller i spesialistutdanningen. Minst en i veilederteamet skal tidligere ha fullført veiledning fram til disputas.
• Alle veiledere skal ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse.
• Oppnevnte veiledere skal ikke ha direkte slektskap eller ha andre nære relasjoner verken til hverandre eller til kandidaten.
• Søknad om opptak skal være underskrevet av samtlige veiledere før den leveres. Utfyllende regler har begrensninger i hvor mange hoved- og medveilederskap man kan ha (§ 7).

 Sjekkliste for søknaden

Du er selv ansvarlig for å dokumentere at du oppfyller kravene til opptak på ph.d.-programmet. Under finner du en oversikt over alle dokumenter som skal vedlegges søknaden.

• Alle skjemaene skal fylles ut elektronisk. Håndskrevne og/eller ufullstendige skjemaer godtas ikke.

Skjemaer for opptak til ph.d.-programmet

Type dokument	Beskrivelse
Søknads- og avtaleskjema for ph.d.-utdanningen	Søknads- og avtaleskjema for ph.d.-programmet Vennligst påse at kontaktinformasjon for samtlige veiledere er korrekt og fullstendig utfylt.
Eventuell avtale med ekstern part	Dersom du ikke er ansatt ved UiO, må du legge ved avtale med ekstern part. Avtalen skal signeres av person med budsjettdisponeringsmyndighet hos ekstern part. Dette gjelder også for søkere som er ansatt ved et av universitetssykehusene. Utfylt avtale med ekstern part skal vedlegges i 2 eksemplarer.
Eventuell samarbeidsavtale for nærings-ph.d./ offentlig sektor-ph.d.	Dersom du skal gjennomføre en nærings-ph.d. eller offentlig sektor-ph.d., må du legge ved en særskilt samarbeidsavtale for dette. Les mer om samarbeidsavtaler.
Eventuell avtale om stedkodetilhørighet/ institutt-tilhørighet	Dersom du har ekstern hovedveileder og flere interne medveiledere ansatt ved ulike institutter, må du laste opp en egen avtale om stedkodetilhørighet/institutt-tilhørighet. Skjemaet må signeres av alle veiledere og instituttledere som er part i avtalen.

Utdanningskrav

Type dokument	Beskrivelse
Vitnemål	Du legger ved en kopi av ditt originale vitnemål. Merk at et vitnemål er et dokument for oppnådd grad og ikke det samme som en karakterutskrift. Autorisasjonsbevis eller kompetansebevis teller heller ikke som vitnemål.
Karakterutskrift	Du legger ved kopier av alle relevante karakterutskrifter. Du er selv ansvarlig for å dokumentere at du oppfyller karakterkravet for opptak. Dersom du ikke oppfyller karakterkravet, må du legge ved en egen redegjørelse for fritak fra karakterkrav (se nedenfor).
Eventuelle oversettelser av utenlandsk dokumentasjon	Dersom vitnemål og karakterutskrifter ikke er på engelsk eller et skandinavisk språk må du legge ved en offisiell oversettelse fra en autorisert oversetter. Merk at du fremdeles må legge ved kopier av originale vitnemål og karakterutskrifter.
Eventuell redegjørelse for fritak fra karakterkrav	Dersom du ikke oppfyller karakterkravet for opptak, må du legge ved en redegjørelse fra hovedveileder/fagmiljø for hvorfor du bør fritas fra karakterkravet.
Eventuell redegjørelse for opptak på bakgrunn av ettårig mastergrad	Dersom du søker opptak på bakgrunn av en ettårig mastergrad, må du legge ved en egen redegjørelse fra hovedveileder/fagmiljø for hvorfor du bør innvilges opptak på særskilt grunnlag.
Eventuell dokumentasjon av engelskferdigheter	Internasjonale søkere skal vedlegge resultat av TOEFL, IELTS eller PTE academic.

Ansettelsesforhold og finansiering

Type dokument	Beskrivelse
Arbeidsavtale	Du legger ved en arbeidsavtale for stillingen der du skal jobbe med ph.d.-prosjektet. Du trenger ikke å legge ved arbeidsavtale for stillinger som ikke angår ph.d.-prosjektet. Dersom stillingen ikke er øremerket til ph.d., må du i tillegg legge ved en egen bekreftelse på avsatt tid til ph.d.(se nedenfor).
Bekreftelse på finansiering/prosjektmidler	I tillegg til en arbeidsavtale legger du ved en bekreftelse på finansiering og/eller prosjektmidler fra finansiør (Norsk forskningsråd, Helse Sør-Øst e.l.). Dersom du ikke har en slik bekreftelse tilgjengelig, kan prosjektleder eller hovedveileder bekrefte finansieringskilde.
Eventuell bekreftelse på avsatt tid til ph.d.	Dersom du ikke er ansatt i en stilling som er øremerket til ph.d., må du legge ved en egen bekreftelse fra arbeidsgiver i tillegg til en arbeidsavtale. Bekreftelsen skal dateres og signeres av en person med budsjettdisponeringsmyndighet hos arbeidsgiver. Bekreftelsen skal angi både stillingsprosent som er avsatt til ph.d.-prosjektet (minimum 50 %) og tidsperioden som må tilsvare 3 års fulltidsstudier.

Prosjekt

Type dokument	Beskrivelse
Prosjektbeskrivelse	Du legger ved prosjektbeskrivelsen for ditt konkrete ph.d.-prosjekt, husk at den må følge fastsatt mal (doc) (pdf). Fagfellevurdering av prosjektbeskrivelsen (se punkt 9 under "Slik søker du")
Plan for gjennomføring av prosjekt	Du legger ved en plan for gjennomføring av ph.d.-prosjektet på normert tid (kan inngå i prosjektbeskrivelsen)
Plan for gjennomføring av opplæringsdel	Du legger ved en plan for gjennomføring av opplæringsdelen på ph.d.-programmet (kan inngå i prosjektbeskrivelsen).
Etiske godkjenninger	Du legger ved alle etiske godkjenninger som angår ph.d.-prosjektet ditt. Både søknader og svar på godkjenning(er) samt saksnummer hos REK/andre instanser skal vedlegges. Dersom ph.d.-prosjektet ikke krever godkjenning, må du legge ved en redegjørelse fra hovedveileder som begrunner dette. Eventuelle endringsmeldinger skal også vedlegges.

Veiledning

Type dokument	Beskrivelse
Eventuell redegjørelse for fritak fra krav om intern hovedveileder	Dersom du har ekstern hovedveileder, må du legge ved en kort redegjørelse for hvorfor dette er hensiktsmessig for ph.d.-prosjektet. Hovedveileder skal være tilsatt ved en norsk institusjon og skal undertegne redegjørelsen.
Eventuell CV fra ekstern hovedveileder vedr. veilederkompetanse	Dersom du har ekstern hovedveileder, må vedkommende legge ved en forenklet CV som bekrefter grad, stilling og veilederkompetanse på PhD-nivå.

Hva skjer ved mangelfull søknad?

1. Du får beskjed på e-post dersom søknaden din er mangelfull.
2. Du må ettersende manglende dokumentasjon innen seks uker.
3. Vi anser din søknad som trukket dersom du ikke sender inn etterspurt dokumentasjon innen seks uker.

Levering av søknad

Søknad om opptak kan sendes med post eller leveres i fakultetsadministrasjonens resepsjon. Søknader sendt per e-post aksepteres ikke.

Besøksadresse:

Sogn Arena, 2. etasje
Klaus Torgårds vei 3, 0372 Oslo

Resepsjonens åpningstid 08.15-15.45 (08.15.-15.00 fra 15. mai-15. september).

Postadresse:

Forskningsadministrasjon
Det medisinske fakultet
Postboks 1078 Blindern
0316 Oslo

Du vil få en bekreftelse når søknaden er mottatt og registrert i fakultetets arkivsystem.

Etter at søknaden din er mottatt og gjennomgått ved fakultetet, sendes den til faglig vurdering. Den faglige vurderingen gjøres av forskerutdanningsleder ved instituttet du søker opptak på. Kun komplette søknader vil bli videresendt til forskerutdanningslederne for faglig vurdering.

Nærings-ph.d. og offentlig sektor-ph.d.

Vil du ta en doktorgrad mens du jobber?

Se retningslinjer for samarbeidsavtaler om nærings-ph.d. og offentlig sektor-ph.d.

Ledige stillinger ved UiO

• Vitenskapelige stillinger

Skjemaer

• Søknad om opptak til ph.d.-programmet (docx) (pdf)
• Avtale med ekstern part (docx) (pdf)
• Avtale for stedkodetilhørighet (docx) (pdf)
• Avtale for 3-parts samarbeidsavtale mellom UiO/OUS/bedrift for nærings-ph.d. (docx) (pdf)
• Avtale for 2-parts samarbeidsavtale mellom UiO og offentlig virksomhet for offentlig sektor-ph.d. (docx) (pdf)
• Prosjektbeskrivelse (docx) (pdf)
• Skjema for fagfellevurdering av prosjekt (doc)

Kontakt oss

• Lever eller send din søknad om opptak med post til fakultetet.
• Gå til kontaktinformasjon for forskerutdanning.