Tilstede:
- Grete Botten (leder)
- Nina Vøllestad (nestleder)
- Vitenskapelige:
- Ole Berg
- Christina Foss
- Jørund Straand
- Teknisk/administrative:
- Eva Kristensen
- Ola Magnusson
- Studenter:
- Inger Marie Andersen
- Janne Dale
- Observatører:
- Irene Auke
- Lina Berland
- Mari Johanne Bjerke
- Terje P. Hagen
- Gerd Holmboe-Ottesen
- Knut Tore Stokke (referent)
- Frafall uten vara:
- Erlend Huglen
28/10: Under godkjenning av referatet ble det reist spørsmål om videre behandling av sak 25 i rådet. Det gjaldt særlig organisatorisk plassering av eksternt finansiert administrativt ansatte.
Orienteringssaker
29/10: Det ble gjort rede for de pågående prosessene knyttet til ny organisasjon fra 2011, herunder ny stedkodestruktur, teknisk/administrativ bemanningsplan og innplasseringen, instituttreglement og opplæring av nye ledere.
30/10: Det ble gjort kort rede for tentativ tildeling for 2011 og vurdering av instituttets nåværende økonomiske situasjon. Saken kommer tilbake til rådet etter at regnskapsrapporten for 2. tertial er klar for eventuell justering av budsjett for inneværende år.
31/10: Instituttet må ha et innstillings- og tilsettingsutvalg (ITU) og instituttledelsen jobber med å få dette på plass så raskt som mulig.
32/10: Rådsmøter for høsten blir:
- 20. sept kl 12 (ekstraordinært møte for å behandle innstilling på ny instituttleder)
- 29. sept
- 27. okt
- 8. des.
Alle dager kl 14 – 16.
Vi kommer tilbake til sted i innkallingene.
Diskusjonssaker
32/10: Kriterier for fordeling av forskningsmidler til avdelingene og internt i avdelingene.
Rådet var samstemte i at de i liten grad ønsket felles retningslinjer på hvordan avdelingslederne skulle fordele forskningsmidler innad i avdelingen. Ett mulig unntak var en mulig minstesum i flat tildeling til internt finansierte fast ansatte og at føringer fra fakultetet føres ut til avdelingene i et tildelingsbrev.
Kriteriene for fordeling til avdelingene må vurderes igjen i forbindelse med budsjetteringen av 2011. Det ble gitt uttrykk for at insentivdelen ved årets fordeling til avdelingene var for svak. Det ble foreslått at instituttet forsøker å tallfeste kostnadene ved eksterne prosjekter til en senere diskusjon om fordeling til avdelingene.
33/10: Stillingsbeskrivelse som avdelingsleder fra 2011.
Det ble orientert om at det er flere sider som fortsatt er uklart når det gjelder avdelingslederfunksjonen. Fakultetet ser på muligheten for å koordinere denne funksjonen litt på tvers av de tre instituttene, avklarer hvordan dette skal organiseres formelt sett (stilling eller verv, godtgjørelse, funksjonstid med mer).
Det ble noe diskusjon rundt hvilke formelle krav som lå til avdelingslederrollen. Det syntes å være enighet om at det var viktig med tilstedeværelse, så et krav om minst 50% fast vitenskapelig stilling virker fornuftig. Når det gjelder oppgavene som var foreslått lagt til avdelingsleder så hadde ikke rådet konkrete ønsker om å fjerne eller legge til oppgaver, men flere uttrykte at det var mange og til dels omfattende oppgaver.
Det ble foreslått at teksten ble tydeligere på hva som skal motivere til å ta avdelingslederrollen.
34/10: Forskerutdanningskoordinator
Rådet diskuterte om det var særlige momenter som burde tas inn i mandatet til forskerutdanningskoordinator ved Helsam. Det var enighet om at forskerutdanningskoordinatoren i tillegg til fakultetets generelle mandat også skal arbeide for at innholdet i det obligatoriske kurset er dekkende for Helsams kandidater og for at det finnes en dekkende bredde av forskerkurs.
Det ble foreslått at forskerutdanningskoordinator kombineres med en forskningsleder-/nestlederrolle på instituttet.
35/10: Håndtering av tilsetning av instituttleder
Det ble orientert om søkerne til stillingen og at rådet skulle behandle innstillingen før oversendelse til fakultetsstyret. Det er lagt opp til at saken skal behandles i instituttråd 20. september og i fakultetsstyret 27. september. Dekanus og fakultetsdirektør ønsker å delta i intervjugruppa og har også anbefalt at nåværende instituttleder deltar.
Rådet kunne primært tenkt seg at det var representanter fra hver av dagens tre avdelinger i intervjugruppa, men det var enighet om at det da ville blitt en uhåndterlig stor gruppe. Det var enighet om at ett av rådets medlemmer i tillegg til instituttleder skulle delta i gruppen. Instituttleder fikk fullmakt til å avklare om det ble vitenskapelig representant fra ASAM eller ASH.
Til rådets behandling av innstillingen trenger man søknad og cv fra søkerne i tillegg til forslaget til innstilling.