Tilstede
Grete Botten (leder)
Nina Vøllestad (nestleder)
Vitenskapelige:
Ole Berg
Jørund Straand
Teknisk/administrative:
Eva Kristensen
Ola Magnusson
Studenter:
Inger Marie Andersen
Observatører:
Irene Auke
Terje P. Hagen
Gerd Holmboe-Ottesen
Anne-Gunn Thyrum Nilsen(referent)
Frafall uten vara:
Erlend Huglen
Christina Foss
Janne Dale
40/10: Referat fra instituttrådsmøte 1. september ble godkjent uten kommentarer
Orienteringssaker
41/10: Budsjettildeling for 2011, arbeidet med langtidsbudsjett og ordinært budsjett utover høsten.
Det ble gjort rede for budsjettarbeidet og arbeidet med langtidsbudsjett. Tildelingen fra fakultet var med i sakspapirene og ble ikke gjennomgått spesifikt, det er ingen klare føringer utover at intensjonen med småforskmidlene må føres videre selv om den øremerkede bevilgningen faller bort.
42/10: Rullerende treårsplaner ved UiO/fakultet/institutt
Instituttleder informerte om innspill til rullerende treårsplan for fakultet. Instituttet spiller inn at det må bli ro til å implementere omorganiseringen og at arbeidet med samlokalisering av instituttet fortsettes. Rådet hadde ingen andre forslag til innspill. Det ble enighet om at denne type 3 årsplan ikke vil bli laget på instituttnivå nå. Det vil være opp til den nye instituttleder å velge hvilken form videre strategiarbeid skal ha.
Diskusjonssaker
43/10: Forslag til administrasjonsreglement for Helsam
Rådet gikk gjennom nytt utkast av Administrasjonsreglementet og under pkt 1 ble det påpekt at det ikke var satt funksjonstid for nestleder. Det ble også diskutert hvorvidt en av avdelingslederne kunne være nestleder og det ble enighet om at det ikke var nødvendig å reglementsfeste dette. Rådet var samstemte i at Nestleder bør ha tilleggsoppgaver og at PhD koordinator rollen ville være naturlig å legge til nestlederfunksjonen, men så ikke noe behov for å ta det inn i reglementet. Det ble også påpekt at Medisinstudiet ikke var tatt med under pkt 1, der studiene er beskrevet, det vil bli tatt inn noe om hvordan medisinerutdanningen blir ivaretatt ved instituttet.
Under pkt 2 ble rådet enige om at det ikke bør være så detaljerte stillingsbeskrivelser men bare en link til fakultetets stillingsbeskrivelse for å korte ned reglementet og unngå for mange oppdateringer.
Under pkt 3 ble det diskutert hvorvidt det var korrekt at nestleder også må være med i instituttrådet, det var ikke mulig å bringe på det rene om dette er et krav i reglementet. Det må derfor avklares nærmere om nestleder automatisk er med i rådet. Rådet var enige om at dersom det ikke er krav om at nestleder automatisk skal være medlem av rådet, vil det isteden være 3 representanter for vitenskapelig ansatte.
Under pkt 4 ble det tatt opp at her må medisinerstudiets organisering også omtales selv om de ikke har Studieutvalg. Rådet var enige om at leder for Studieutvalget vil få en viktig rolle og vil i så henseende dekke behovet for en studieleder.
Under pkt 5 ble det presisert at funksjonstiden for Innstillings og tilsettingsutvalget er 4 år for alle representantene utenom studentrepresentantene som har en funksjonstid på 1 år.
Under pkt 6 ble det diskutert hvorvidt HMS ansvar også skulle legges på avdelingsleder. Det ble enighet i rådet om at HMS ansvar skulle tydeliggjøres både for instituttleder og avdelingsleder og at studentene skulle forholde seg til avdelingsleder i HMS-saker.
Under pkt 7 ble det presisert at punktet om god innsikt i avdelingenes aktivitet også må inn i beskrivelsen av Administrasjonssjefens oppgaver. Rådet var også her enige om at dette ikke må være en stillingsbeskrivelse men snarere en beskrivelse av oppgavene.
Under pkt 8 ble det diskutert omkring samarbeidet og mellom avdelingslederne og områdeleder og HMS-arbeid. Rådet ble enige om at i beskrivelsen av områdeleder må det også tas inn HMS-ansvar slik at de som er ansatt i området også er tatt med.
44/10: Valgstyre for valg til instituttrådet for perioden 2011 – 2014
Rådet diskuterte valg av nytt instituttråd, det var ønskelig at valget gjøres så enkelt som mulig i henhold til regelverket og at det legges opp til et elektronisk valg. Så lenge det ikke er endelig avklart hvem som blir instituttleder og nestleder vil Instituttrådet råde instituttleder til å utsette valget og at sittende instituttråd fortsetter inntil det kan holdes nytt valg. Rådet var enige i at det allikevel nå oppnevnes et valgstyre, ledergruppen gis mandat til å oppnevne dette.