Protokoll fra møte i instituttrådet ved Helsam

Referatet fra møtet 24.11.2011 ble godkjent.

Til dagsorden så ble O-sak 2 ble satt opp som D-sak 1.

2 saker ble meldt til eventuelt.

Instituttleder ga en muntlig orientering om prosessen så langt, og det videre arbeidet med strategisk plan for instituttet. Det ble vektlagt at i arbeidet med strategisk plan er det et ønske om at de fast vitenskapelige i instituttet gir innspill på ambisjonsnivå/visjon, misjon, og verdier for instituttet. Behov for forankring blant fast vitenskapelig ansatte både fordi de er kjernen i virksomheten vår og fordi de vil være våre neste ledere.

Dette legger føringer på hvordan vi skal forholde oss til de rammene som vi har fått fra fakultet og universitet og de planene som avdelingene har presentert.

Når et utkast til plan er klart vil det bli to høringsrunder både med rådet og alle ansatte. Målsetningen er at førsteutkast skal være klart til 17. februar. I andre runde også med studentene.

Fra diskusjonen ble det klart at flere av rådets medlemmer ønsket en redegjørelse for prosessen fra start til slutt, og hvorfor denne prosessen er valgt.

Det ble også foreslått at prosessbeskrivelsen ble kommunisert fra instituttleder eller ledergruppa til alle ansatte.

Det var enighet i rådet om at instituttet ikke kunne gi detaljerte tilbakemeldinger på oppfølgingen av måleindikatorer før en strategisk plan foreligger. Med dette som utgangspunkt ble det ingen konkret diskusjon knyttet til aktuelle tiltak for å nå målene.

Det var enighet i rådet om at instituttet ikke kunne gi detaljerte tilbakemeldinger på oppfølgingen av NFR-evalueringen før en strategisk plan foreligger.

Rådet ønsket å gi mer konkrete innspill til oppfølgingen av NFR-evalueringen senere, og anbefalte at instituttet i denne omgang orienterte fakultetet om at en detaljert tilbakemelding må vente til etter den strategiske planen er på plass.

Instituttets ledelseskommentarer og regnskap for 2011 ble gjort rede for.

Rådet ga innspill på at det ikke er holdbart at instituttet mangler gode styringsverktøy både ift økonomien i ekstern virksomhet og undervisningsbelastning.

Instituttleder ga en muntlig redegjørelse for prosessen med internflytting på Lille Ullevål. Mange personer har flyttet rundt på kort tid, og det har jevnt over gått bedre enn forventet. Noe ryddearbeid og oppfriskning gjenstår, men både flyttekomiteen og de ansatte som har flyttet har gjort en kjempeinnsats.

Om rådets rolle og funksjon
Det var enighet i rådet om at man ønsker sakspapirer som er tydelige på hvilke spørsmål rådet bes om å ta stilling til, og at rådet heller ønsker seg en grundig behandling av færre saker enn en mer overfladisk behandling av mange saker. Rådet ba også om at orienteringssaker ble utsendt i forkant av møtene, og ikke behandlet på selve møtet med mindre noen av medlemmene hadde konkrete spørsmål til de utsendte sakene.

Fysisk plassering av rådsmøtene
Det var enighet om at rådsmøtene bør legges til Forskningsveien og Lille Ullevål annenhver gang.