Møtet ble satt 13. mars 2013, kl. 9.00, Biblioteket/forskningskjelleren Fredrik Holsts Hus og hevet kl 11.15.
Til stede: Akhtar Hussein, Anne Kveim Lie, Siri Jensen, Astrid Klopstad Wahl, Jeanette H. Magnus, Irene Auke, Nadia Khan, Deborah Ann Arnfinsen, og Anette Langtvet (ref.)
Under sak D-SAK 2 var også Lars Roald og Vibeke Christie til stede.
Forfall: Charlotte Salivaji (uten vara), Eli Feiring (vara Anne Kveim Lie), Ivan Spehar (uten vara), Anbjørg Kolaas (vara Deborah Ann Arnfinsen) og Knut Tore Stokke (vara Anette Langtvet)
Ordinære saker
V-SAK 1 Godkjenning av dagsorden og protokoll fra forrige møte 28. november
Protokoll fra møte 28.11.2012 ble godkjent.
Innkalling:
Bemanningsplan og fremdrift relatert til strategiplan ble tatt opp under O-SAK 3 Eventuelt.
Diskusjonssaker
D-SAK 1 Arbeidet med en ny MPH
Astrid Klopstad Wahl orienterte om utredningsgruppens arbeid og konklusjon.
Oppdraget var gitt av fakultetsstyret for å utrede mulighetene for et internasjonalt masterprogram for folkehelsevitenskap. Utvalget som har vært ledet av Åge Danielsen har fungert siden desember 2012. Siste møte var 12.3.13 hvor man ble enige om en konklusjon.
Hovedkonklusjonen er at det foreligger et sterkt samfunnsmandat for å starte en master of public health (MPH) ved UiO. Helsam har mye kompetanse på relevante områder. Utvalget presiserer at man ikke har de nødvendige ressursene, slik at det er nødvendig at det blir tilført friske midler og at en eventuell MPH må full finansieres.
Det vil bli anbefalt at en mulig framtidig MPH utvikles mht. internasjonal akkreditering. UiO har et krav om 25 % migrasjon blant studentene og internasjonal harmonisering av kurs etc vil gjøre student migrasjon lettere for studiekonsulentene.
Utredningsgruppens anbefaling til dekanus og det medisinske fakultet er altså å gå videre med arbeidet relatert til en MPH. Utvalget antar at rapporten skal ut på høring så snart den foreligger fra fakultetet.
En prosess for å få en MPH på plass vil mest sannsynlig ta 3-4 år.
Det kom innspill på at prosessen har vært kort med få muligheter til å komme med innspill. Utredningsgruppen er enig i at oppdragstiden har vært kort, men det ble samtidig påpekt at man allerede i 2011 begynte å informere om mulighetene for å utarbeide en MPH, at avdelingslederne har vært orientert og bedt om å ta saken videre i sine miljøer. Diskusjon knyttet til en mulig MPH har gått blant ansatte på Helsam i lengre tid. Det har vært flere møter med åpen invitasjon hvor en MPH har vært diskutert. Rådet ble informert første gang i september 2011. I tillegg ble det arrangert to allmøter hvor utvalget fikk nyttige innspill som er tatt inn i rapporten.
D-SAK 2 Samarbeid og rutiner knyttet til innsending av søknader om eksterne prosjekter
Under denne saken var Vibeke Christie og Lars Roald også til stede.
Søknads prosessen og søknadene er etter hvert blitt mer kompliserte og tidkrevende. Forskerne har større behov for bistand enn før. Logistikkfeil kan medføre at en søknad ikke aksepteres i de elektroniske systemene som benyttes ved innsending. Det har det siste året vært en stor endring i prosesser relatert til søknadskriving ved instituttet. Prosjektøkonomene (Lars og Irene) og forskningskonsulentene (Vibeke og Kaja) har vært med på å etablere nye rutiner. Det har vært en spennende prosess hvor disse fire har gjort en imponerende innsats for instituttet.
Både forskningskonsulentene og prosjektøkonomene ser behovet for at forskerne kommer til dem tidligere i prosessen, slik at de kan planlegge arbeidet i god tid og dermed gi optimal støtte. Det ble også poengtert at utlysningene hvor tekniske krav framkommer må leses av forskerne. Instituttleder kommenterte at de to forskningskonsulentene skal i hovedsak bistå med logistikk knyttet til store søknader. Oppgaver som for eksempel språkvask, kan bestilles eksternt på avdelingens midler.
Fra økonomene sin side er søknadene ikke nødvendigvis mer kompliserte, men det er viktig at budsjettet er realistisk og at forskeren har midler til å å utføre det arbeidet de anfører at de skal gjøre. Det er når det planlagte prosjektet sprenger de økonomiske rammene at utfordringene kommer. Forskerne melder tilbake at de opplever å få uvurderlig bistand fra både forskningskonsulentene og prosjektøkonomene. Det har vært mange positive erfaringer med de nye rutinene knyttet til forskningsadministrasjon.
Det ble også poengtert hvor viktig det er at samtlige søknader går via rutinen. Innvilgede prosjekter forplikter instituttet og dersom et prosjekt er underbudsjettert kan dette gi alvorlige økonomiske konsekvenser for den avdeling det gjelder. Det kan også medføre at instituttet ikke akseptere prosjektet hvis det er underbudsjettert. Første trinn er å involvere avdelingsleder for å få sikret forankring og koordinering, deretter må de forskningsadministrative kontaktes på et så tidlig tidspunkt som mulig. Budsjettet bør foreligge aller senest 2 uker før søknadsfrist.
Avslutningsvis ble det spilt inn fra administrasjonen at man må kontinuerlig vurdere om vi har tilstrekkelig med ressurser til å ivareta det forskningsadministrative støtteapparatet strategiplanen legger opp til.
Orienteringssaker
O-SAK 1 Ledelsens kommentar, 3. tertial 2012
Instituttet må utarbeide en ledelseskommentar til fakultetet hvert tertial, hvor vi forteller om virksomheten og kommer med aktuelle innspill.
Kommentaren for 3. tertial 2012 tok bl.a. opp behovet for linjeorganisering av studiene, noe som har vært tatt opp gjentatte ganger med fakultetsledelsen som nå fremmer saken for fakultetsstyret.
O-SAK 2 Aktuelt fra instituttleder
Ingen saker.
O-SAK 3 Eventuelt
Bemanningsplan
Bemanningsplan skulle i utgangspunktet ha vært en sak på dagens møte, men diskusjonen må utsettes til neste møte 15. mai. Avdelingslederne har hatt saken til diskusjon på to møter, men et skriftlig forslag foreligger ikke ennå.
Det skal lages et utkast til en langsiktig bemanningsplan som avdelingene er enige om. Det lyses ut fire stillinger allerede før sommerferien og det vil bli lyst ut 17 stillinger frem til 2016. Bemanningsplanen tar for seg en rekke prinsipper knyttet til tilsettingene, f eks om hvorvidt de som ansettes kun skal ha undervisning i en avdeling, eller om man kan forvente å bli bedt om å undervise i andre avdelinger. Som det er anført i strategiplanen ser vi for oss en kulturendring her. Generelt vil det være viktig å legge inn fleksibilitet i tilsettingene da vi ikke vet hvordan verden ser ut i 2020 Andre aspekter som må diskuteres er om det skal være forventninger til at en forsker har en plan for sin egen forskning. Videre om de som ansettes skal forventes å ha aktiv pågående forskning forankret i ekstern finansiering.
Er det ønskelig at flere avdelinger deltar på intervjuene? Kan dette sikre at de som ansettes kan bidra faglig inn i flere miljø? Er det ønskelig at kompetanse kan benyttes på tvers av avdelingene? Utlysningsteksten er vårt strategiske dokument knyttet til en ansettelse. Arbeidsavtalen ivaretar ikke slike behov. Bør det utarbeides en mal med noen setninger som skal være gjennomgående i utlysningene?
Rådet etterspurte et allmøte for å diskutere fremtidig bemanning, for å sikre en diskusjon på tvers av avdelingene. Det anbefales å holde et allmøte i april måned om prinsipper for rekruttering og utkastet til bemanningsplan.
Strategiarbeidet
Orientering om fremdrift med arbeidet relater til årsplan og strategiarbeid ble etterspurt.
I forbindelse med Knut Tore sin permisjon har vi har satt strategiarbeid på vent med unntak for bemanningsplan.