Referat fra instituttrådsmøte Helsam 10. mars 2015

10. mars 2015, kl 8.30 – 11 på møterom HELED, 2. etg Forskningsveien 3A

Tilstede: Nina Vøllestad, Bård Natvig, Eli Feiring, Anne Kveim Lie, Synne Groven, Line Løw, Kaja Kvaale, Eveline Smith

I tillegg: Liv Augestad, Marie Cecile Bakken, Jan Frich (til 9.15), Reidar Pedersen, Anne-Lise Middelthon og Knut Tore Stokke

Sak/tema

Beskrivelse/momenter fra diskusjonen

Oppfølging/ansvarlig

Kommentarer til referatet fra sist eller innkallingen

Oppsummering fra seminaret 29-30. januar er sendt ut tidligere.

 

 

Diskusjonssaker

   

Arbeidsprosess for rekrutteringer ved Helsam

En arbeidsgruppe hadde laget forslag til saksflyt fra et behov meldes til det eventuelt kunngjøres en ny stilling.

Saken ble innledet med en kort redegjørelse fra arbeidsgruppen om forslaget. Det ble orientert om at det også trengs en beskrivelse av saksflyten fra kunngjøring til tiltredelsen, men dette er i stor grad allerede standardisert så arbeidsgruppen har ikke brukt tid på det nå.

Det var enighet om at forslaget trenger en tydeliggjøring av:

  • Undervisningsbehov tas inn som del av begrunnelsen i punkt 1
  • Punkt 3 må forstås som en sonderingsrunde
  • Sammensetting av arbeidsgruppen i punkt 4 diskuteres i sonderingsrunden i avdelingsledermøtet
  • Det som skal vurderes i punkt 4 må forstås som en sjekkliste hvor den innbyrdes vekten av det enkelte punkt vil variere
  • At saksflyten gjelder fast vitenskapelige stillinger og rekrutteringsstillinger som er basisfinansierte, pluss alle faste administrative stillinger. Kortvarige engasjementer og vikariater går utenom denne rutinen
  • Det må lages rutinebeskrivelser og/eller tidskrav til enkelte av punktene i flytskjemaet

Andre sentrale momenter fra diskusjonen

  • Vi mangler i dag et omforent underlag for momentene som skal vurderes i pkt 4
  • Saksflyten skal evalueres etter at den har fungert i ett år
  • En omforent saksflyt vil representere en vesentlig styrkning i tydelighet og transparens, både for å forstå hvorfor vi ender som vi gjør og hvor i prosessen en sak til enhver tid er.

Arbeidsgruppa reviderer forslaget til saksflyt i tråd med innspillene fra diskusjonen.

Avdelingsledermøtet diskuterer hvordan beslutningsgrunnlaget som trengs under pkt 4 kan framskaffes.

Status i arbeidet tas opp på neste instituttrådsmøte.

Oppfølging av evalueringen av den administrative organiseringen

Saken ble innledet med et ønske om at den kom tilbake til avdelingsledergruppen da flere av avdelingslederne manglet under behandlingen.

Viktige momenter fra diskusjonen som fulgte:

Det var svake forberedelser til rapporten, og det er ikke gitt at den bør brukes som en fasit for våre behov. Samtidig er det mange som kjenner seg igjen i rapportens vurderinger.

Det savnes felles mål mellom vitenskapelige og administrativt ansatte. Forventningsavklaring både til rollene vi har og til de administrative tjenestene som skal leveres er like viktig som måten vi velger å organisere oss på.

Kapasiteten på tjenestene må også vurderes. Har vi tilstrekkelig med ressurser samlet sett og er grenseflaten mellom administrativ og faglig arbeid tydelig nok?

Tiltak som ble foreslått prioritert:

  • Bedre informasjon om hvem som gjør hva i administrasjonen, for å bygge ned avstand og for å unngå unødvendige henvendelser til avdelingsleder
  • Bedre informasjon til administrativt ansatte om avdelingsleders oppgavespenn og ressurser til å løse oppgavene
  • Gjennomgå og avklare avdelingslederfunksjonen, og vurdere administrativ støtte sammen med dette. Vurdere allmennmedisins løsning for administrativ støtte som et case.
  • Mottak av nyansatte, her ble det blant annet foreslått at det kunne holdes felles informasjonsmøte/kurs for alle nyansatte 3-4 ganger pr år.

Det var enighet om at det er en kompleks tematikk som vi må jobbe langsiktig med å følge opp. Første steg videre blir ny behandling i avdelingsledergruppa. .

Saken behandles igjen i avdelingsledergruppa, og de får mandat til å sette ned en arbeidsgruppe som skal identifisere de 4-5 viktigste oppfølgingstiltakene.

Arbeidsgruppa bør inkludere en representant både fra de vitenskapelig ansatte og de administrativt ansatte i instituttrådet.

Referat fra avdelingsledermøtet og eventuelle oppfølgingsspørsmål sendes til instituttrådet for behandling på sirkulasjon.

Felles møtearena

Det var bred enighet om at det oppleves nyttig at avdelingsledergruppa og instituttrådet møtes samlet, og at vi bør legge opp til at det skjer en gang hvert semester.

 
Møtedatoer for instituttrådet

Møtedatoer for 2015 blir:

  • Onsdag 20. mai kl 9 - 11
  • Onsdag 16. september kl 9 - 11
  • Tirsdag 20. oktober kl 9 - 11, kombinert med avdelingsledermøte
  • Onsdag 25. november kl 9 - 11
 

Informasjonssaker

   

Instituttleder orienterer om aktuelle saker

  • Utvikling av romprogram for Helsam
    Det ble orientert om at instituttledelsen og Eiendomsavdelingen arbeider fram et romprogram som underlag for en samlokalisering av instituttet på lengre sikt. Programmet forventes ferdig før sommeren.
  • Internkontroll av forskningsprosjekter
    Det ble orientert om at det arbeides med lokale rutiner for å ivareta internkontroll av forskningsprosjekter som forskningsansvarlig institusjon.
 

Regnskap og ledelseskommentarer pr 3. tertial 2015

Det var ingen kommentarer til regnskapsrapport og ledelseskommentarer for 3. tertial 2014.  

Eventuelt

   
Av Knut Tore Stokke
Publisert 17. mars 2015 16:04