Referat instituttrådsmøte Helsam 20. oktober 2015

Kommentarer til referatet fra sist eller innkallingen

Referatet fra møtet 16. september var sendt ut tidligere. Det var ingen øvrige kommentarer til referatet.

En sak ble meldt til eventuelt.

Diskusjonssaker

Evaluering av administrativ organisering

Leder for arbeidsgruppa, Jan Frich, presenterte gruppas arbeid og foreløpige konklusjoner: Gruppa har tatt utgangspunkt i tre hovedpunkter fra mandatet;  å prioritere oppfølgingstiltak, fremme tiltak som bidrar til bedre understøttelse av avdelingslederne og knytte et kostnadsoverslag til tiltakene.

Gruppa har vurdert dagens geografisk begrunnede organisasjonsmodell opp mot en funksjonsdelt organisering av administrasjonen. Den foreløpige anbefalingen fra gruppa er å gå over til en funksjonsdelt organisering av administrasjonen i kombinasjon med en styrking av avdelingslederstøtten gjennom dedikerte ressurser (administrasjonskonsulent) i hver avdeling og en styrking av personal- og økonomifunksjonen.

Det kom noen innspill på problemstillinger som arbeidsgruppa bør ta med seg til sluttføringen av sitt arbeid, blant annet;

• Administrasjonskonsulentene som skal støtte hver avdeling må ha en fast tilstedeværelse i miljøet. Det at dette ikke er hele stillinger representerer en ekstra utfordring enten i form av flere lederer og/eller flere stillinger som skal kombineres.
• Det er viktig å sikre ivaretakelse av det som fungerer godt i dagens organisasjonsmodell hvis man anbefaler å endre modell
• Funksjonsdelt organisering skaper en særskilt sårbarhet i Forskningsveien siden det er færre administrativt tilsatte der

Økonomiske fordelingsmodeller

Fordelingsmodellene for basisøkonomien til fakultetet og instituttet ble presentert i møtet. I tillegg ble forskjellene i praksis for fordeling av midler til faglig aktivitet i avdelingene gjennomgått.

De viktigste kommentarene til saken var:

• praksisordningen er viktig for undervisningen i allmennmedisin så det er viktig at fullfinansieringen av praksisordningen ivaretas også med de endringer som måtte komme ut av Oslo2014
• instituttet bør vurdere å sette tydeligere rammer for dekning av Overhead i eksternfinansierte prosjekter

Det var tilslutning til at instituttet utarbeider budsjett for neste år med basis i den modellen som har vært brukt de siste årene.

UiOs årsplan for 2016-18 har endret form fra de foregående planene, og det ble derfor åpnet for en diskusjon om instituttet skal ta utarbeide forslag til ny årsplan med basis i nåværende plan eller ta utgangspunkt i UiOs nye form.

Det var tilslutning til at Helsams  årsplan for 2016-18 utarbeides med utgangspunkt i den eksisterende planen.

Informasjonssaker

SAKS UiO og HiOA

Det ble orientert om at UiO og HiOA setter ned en arbeidsgruppe som skal følge opp SAKS-prosessen (samarbeid, arbeidsdeling, konsentrasjon og sammenslåing) innen områdene utdanningsvitenskap og helse. Nina deltar i arbeidsgruppen. Mandat foreligger ikke ennå.

Det er grunn til å forvente at HiOA vil argumentere for å samle fagmiljøene i sykepleievitenskap og helsefag hos seg, men det vil i tilfelle svekke UiOs satsning på Livsvitenskap og oppfølgingen av HO21 med fokus på primærhelsetjenesten. Vårt utgangspunkt vil derfor være  at noen sammenslåing av fagmiljøer ikke er aktuelt.

Informasjon om aktuelle HMS-saker

På Lille Ullevål vil vernerunden i år ha fokus på belysning, noe som er aktualisert fordi stadig flere kontorer bygges ut til å ha mer enn en arbeidsplass

Det vil bli gjennomført brannvernopplæring både i Forskningsveien og på Lille Ullevål i regi av Eiendomsavdelingen.

Informasjon om aktuelle saker

Eventuelt

Det kom innspill på at instituttet bør styrke kompetansen på programmering i tilknytning til register og databaser. I dag mangler denne kompetansen på instituttet, og forskerne bruker uhensiktsmessig mye tid og krefter på denne typen arbeid. For å få til en mer effektiv forskning og drift av prosjekter med store og/eller kompliserte datamengder bør det vurderes å kjøpe en fast tilgang på denne typen tjenester, gjerne som et samarbeid med USIT.

Instituttledelsen ser på muligheten for å få til en slik støtte. Innspillet tas også med i arbeidet for å få aksept for økt behov for teknisk assistanse i fakultetets fordelingsmodell.