Utkast til protokoll fra møtet i instituttrådet ved Helsam

Det var ingen kommentarer til dagsorden. Protokollen fra møtet 14. september 2012 ble godkjent.

Det ble en bred diskusjon både om prosess og innhold som blant annet inkluderte:

• at deler av rådet uttrykte ønske om at innspillene som var kommet i høringsrunden hadde blitt innarbeidet i et endelig forslag til årsplan i forkant av møtet
• at det hadde vært begrenset med spesifikke kommentarer til planen. Mulige forklaringer var at det er et omfattende dokument og at det ikke er klart hvilken betydning årsplanen vil få
• en presisjon av store prosjekter: Tildeling fra finansiør på minst 10 millioner
• at det må lages en sammenfatting av planen på én A4-side når den er vedtatt og at denne sammenfattingen oversettes til engelsk
• at det må lages en tabell som kryssrefererer strategier og tiltak
• at det må utarbeides et årshjul for oppfølging av planen, og at dette må visualisere koblingen mellom tiltak på instituttnivå og budsjetterte ressurser
• at implementeringsarbeidet på avdelings-/ansattnivå må tydeliggjøres og omforenes

De kommentarene som hadde kommet inn, ble vurdert enkeltvis i møtet.

Endelig forslag til årsplan ble utarbeidet på møtet, og følger vedlagt her.

Instituttledelsen vil sammenfatte årsplanen til én A4-side som gjøres tilgjengelig på norsk og engelsk. Det vil også utarbeides en tabell som viser koblingene mellom de ulike tiltak og stratetgier, samt ett årshjul for implementeringen med kobling mot budsjetterte ressurser.

Saksdokumenter:

Instituttleder innledet med å vise til at instituttet i økende grad blir avhengig av inntekter fra eksternfinansierte prosjekter pga tildelingene fra fakultetet ikke dekker drift og ikke fult ut de fast lønnskostnader. I budsjettnotatet som var vedlagt innkallingen, framgikk det at hovedandelen av utgiftene ved instituttet er lønnsutgifter. Hvis alle fast vitenskapelige
stillinger erstattes umiddelbart ved avgang og det legges til 3 nye årsverk i vekst fra 2013 til 2017, så vil vi være avhengig av å hente inn nye eksternfinansierte prosjekter som gir en nettoinntekt på instituttet på 56 millioner i løpet av perioden.

Flere av rådets medlemmer uttrykte usikkerhet på om det vil være realistisk å hente inn en nettoeffekt til instituttet på over 56 millioner i langtidsperioden bare ved hjelp av eksterne forskningsmidler slik instituttledelsens forslag til budsjett omfattet. Usikkerheten var særlig knyttet til kapasitet blant og belastning på de vitenskaplig ansatte i forbindelse med økt søknadsskrivning.

Instituttleder anførte at ved å forskyve ansettelse ved ledighet i basisfinansierte stillinger så kan forventningspresset på de vitenskaplig ansatte mht til innhenting av eksterne midler reduseres.

Det var felles tilslutting i rådet for at vi trenger kulturelle endringer i forventningene til innhenting av eksterne forskningsmidler. Det ble blant annet trukket fram at vi trenger flere større søknader som er godt budsjettert, som bidrar med dekningsbidrag, og/eller faktisk frikjøp. Det ble også diskutert om det kan forventes at alle faste vitenskapelige er prosjektledere på minste ett større prosjekt.

For å nå oppnå så ambisiøse mål som instituttledelsen hadde foreslått, så ble det diskutert om instituttet kan tilby tilstrekkelig administrativ støtte og tilfredsstillende økonomistyringsverktøy for å oppnå optimal støtte til de vitenskaplig ansatte. Det ble også poengtert at instituttet må sørge for gode opplæringsmuligheter til nye vitenskaplig ansatte, og at de forskerne som har størst suksessrate må dele av sine tips.

Rådets bekymring gjaldt primært langtidsbudsjettet, og det var ingen forslag eller kommentarer til endringer i budsjett for 2013 isolert.

Rådet anbefalte at en omfattende vurdering av dimensjoneringen av nye faste stillinger og innfasing i langtidsperioden blir gjort i forbindelse med utarbeidelsen av vitenskapelig bemanningsplan i mars 2013 da det ikke er sannsynlig at betydning av ekstern finansiering og dekningsbidrag/frikjøp
vil reduseres. Dette vil dermed utgjør en betydelig belastning på de vitenskaplig ansatte.

Det ble ikke tid til denne saken.

Ingen saker ble meldt til eventuelt.