Protokoll fra møte i Insttituttrådet ved Helsam

På grunn av forsinkelse ble rekkefølgen i dagsorden endret slik at status årsplan ble behandlet først.

Det var noen kommentarer til det utsendte forslaget til protokoll og til godkjenning av protokoller generelt.

Nytt forslag til protokoll fra møtet 13. mars sendes rådet for godkjenning.

Generelt etterspør rådet at det gis tilbakemelding på merknader til protokollen som spilles inn.

Det var enighet om at vi fortsetter praksisen med at rådet får tilsendt foreløpig protokoll med en kommentarfrist før denne legges ut på nett. Dersom det kommer merknader må det gis ny kommentarfrist på oppdatert versjon av foreløpig protokoll.

Saksdokumenter:

Nina Vøllestad redegjorde for hvordan ledertemaet har arbeidet med forslaget til overordnet plan for framtidig rekruttering ved instituttet.

Rådet etterspurte mer konkret informasjon om den videre prosessen med utarbeidelsen av bemanningsplanen. Instituttledelsen viste til prosessbeskrivelsen på side 2 i forslaget rådet hadde fått tilsendt: Avdelingene må vurdere behovet for revisjon av sine strategiske planer, de melder inn sine framtidige behov og at ledergruppa deretter må prioritere mellom de ulike behovene. Målsettingen er at 4 nye stillingsbeskrivelser vedtas høsten 2013 og deretter 4 våren 2014. Etter dette bør det gjøres en helhetsvurdering av de pågående utlysningsprosessene og eventuelt endrede rammebetingelser (økonomi, endringer i undervisningsforpliktelser og forskningsstrategiske endringer).

Rådet savnet allmøter om planen, og kommenterte at det ble etterspurt også i forrige møte. Instituttledelsen har lagt til grunn at en overordnet plan for framtidig rekruttering burde være behandlet av rådet før det var formålstjenelig å ha et allmøte.

Rådet ga innspill på at stillingsbeskrivelsene virket veldig detaljerte og man var bekymret for om det kunne påvirke søkernes motivasjon. Instituttledelsen forklarte at dette delvis skyldtes at fakultetet krever at vi bruker en felles mal for deler av teksten. I tillegg så har instituttet fått beskjed om at vi ikke kan få tilpasset malen for arbeidsavtaler. Stillingsbeskrivelsen blir dermed ett dokument med mange funksjoner: Den skal informere og motivere potensielle søkere, den skal være et styringsdokument for nærmeste leder, den skal inneholde fakultetets fellestekst, den skal være et juridisk dokument i forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og den skal rettlede komiteen som skal gjennomføre den sakkyndige vurderingen.

Som eksempel på hvorfor det er viktig med detaljer i stillingsbeskrivelsen ble det trukket fram at vitenskapelig produksjon gis forrang i sakkyndig vurdering av søkerne med mindre noe annet er trukket fram i stillingsbeskrivelsen.

Rådet ba om å få tilsendt stillingsbeskrivelser til vurdering Instituttledelsen åpnet for at stillingsbeskrivelser kunne sendes rådet for behandling av overgripende føringer, men at detaljene i den enkelte stillingsbeskrivelsen av praktiske årsaker burde fastsettes av lederteamet etter innspill fra avdelingen. Avdelingslederne ble oppfordret til å ha åpne og brede diskusjoner innad i forbindelse med det videre arbeidet med bemanningsplan.

Det ble også gjort rede for at instituttleder er innstillende myndighet for stillingsbeskrivelser, mens vedtak om godkjennelse av disse betenkningene gjøres av fakultetets tilsettingsutvalg.

Avdelingslederne etterlyste rådets kommentarer til de overordnede prinsippene i planen om at undervisningsforpliktelsene legges til instituttnivå og at man vurderer å dele stillinger mellom avdelinger. Rådet hadde ingen innvendinger mot dette.

Tiltakene i årsplanen med oppdatert status ble gjennomgått. Det ble gitt et overordnet innspill om at aktiviteter må kunngjøres i god tid med klare søknadsfrister for å få optimal oppslutning.

Det var konkrete kommentarer til enkelte av tiltakene:
Strategi 1, tiltak B: Rådet anbefaler at instituttet utvikler en policy for hvordan postdoc kan brukes i undervisning og veiledning. For eksternfinansierte postdoc bør det kunne forhandles med finansiør om slik bruk. Det vil være i kandidatens interesse å få hevet kompetansen i undervisning og veiledning for å kunne kvalifisere seg for faste stillinger.

Strategi 3: Gjesteforskermidler må lyses ut langt fram i tid for å få tiltrukket oss de beste gjestene. Kan være en fordel at instituttet lyser ut dette med en frist for å kunne vurdere ulike søknader opp mot hverandre. Forslag om at fristen for 2014 settes til høsten 2013.

Strategi 17: Rådet erkjenner at en samlokalisering vil måtte ligge relativt langt fram i tid, og ber derfor om at instituttet i størst mulig grad tilpasser aktiviteter og drift til at vi blir værende i de lokalene vi har i dag.

Strategi 12-16, tiltak B og Strategi 26, tiltak A: Rådet oppfordret til gjennomføring av allmøter for eksempel to ganger årlig.

Strategi 26, tiltak A: Rådet etterlyste at datoer for planlagte arrangementer ble gjort kjent så tidlig som mulig.

Saken ble ikke behandlet. Rådets medlemmer ble bedt om å sende eventuelle kommentarer direkte til Knut Tore.

Saken ble ikke behandlet.

Ved avslutningen av møtet ga rådet uttrykk for at de ønsket å starte en diskusjon knyttet til spørsmål om medbestemmelse og åpenhet rundt viktige prosesser.

Instituttleder redegjorde for at det ville oppleves som en mistillit ovenfor avdelingslederne hvis hun møtte på avdelingsspesifikke møter uten å være invitert til disse, og at dette også var klart uttrykt til avdelingslederne. Rådets tilbakemelding opplevdes derfor fra henne som et mistillitsvotum.

Rådet ga klart uttrykk for at det ikke var ment som uttrykk for mistillit. Det var enighet om at saken lå utenfor dagsorden og siden det bare var ti minutter igjen av møtet da diskusjonen startet vedtok man at det må arrangeres et ekstra rådsmøte for en grundigere drøftning av saken før sommeren.