Referat fra møtet i instituttrådet ved Helsam

Det ble meldt en sak til eventuelt. Dagsorden ble godkjent.

Det var ingen kommentarer til referatet.

Referatet fra møtet i instituttrådet 13. november 2013 godkjennes.

Saksdokumenter:

Nestleder Terje P. Hagen innledet med bakgrunn for at saken behandles nå. Instituttrådet kan ved utløpet av hver periode ta opp saken til behandling, og prosedyrene for rekruttering av instituttleder, særlig ved utlysning, er så langvarig at saken må være avklart innen utgangen av februar.

Vedtaksforslagene ble presentert. Deretter ble det gjort rede for tre alternative prosedyrer for å fatte et vedtak:

1. Avstemning om saken i møtet i dag
2. Prøvevotering om saken i dag, og med bakgrunn i denne kunne man gjennomføre et søkekomitearbeid for å identifisere aktuelle kandidater. Endelig vedtak i ekstraordinært rådsmøte i februar.
3. Ingen votering i dagens møte. Saken utsettes til ekstraordinært rådsmøte i februar. I mellomtiden gjennomføres et søkekomitearbeid for å identifisere potensielle kandidater.

Etter innledningen ble det åpnet for diskusjon om valgt vs utlyst instituttleder. Representantene for de fast vitenskapelige ansatte hadde vært tilstede på møter i 4 avdelinger og fått skriftlig innspill fra de 2 andre avdelingene i forkant av møtet. Representantene for de teknisk-administrativt ansatte hadde arrangert et møte om saken, og avholdt en anonym avstemning.

Rådets medlemmer var opptatt av at avgjørelsen var av viktig prinsipiell karakter, og at dette hadde vært førende for deres valg. Det ble trukket fram fra rådets medlemmer at deres oppfatning var at ansatte ved Helsam har tillit til nåværende instituttleder, og at personhensyn ikke har vært avgjørende for valget av rekrutteringsform.

De viktigste momentene for utlysning av stillingen som ble trukket fram var at størrelsen og kompleksiteten i Helsam tilsier at valget av leder bør gjøres gjennom en tilsettingsprosess hvor lederegenskaper og –erfaringer tillegges mer vekt enn legitimitet blant de ansatte på instituttet. I tillegg ble det trukket fram at en leder vil måtte ta upopulære avgjørelser, og at det kan oppleves vanskeligere for en valgt leder.

De viktigste momentene for rekruttering gjennom valg var at instituttleder er avhengig av legitimitet fra de ansatte, og at det er en viktig demokratisk form ved styringen på universitetet at ledelsen er valgt. I tillegg ble det lagt vekt på at Helsam er ett av kun to institutter ved UiO som har kombinasjonen av utlyst instituttleder og instituttråd. Enkelte av rådets medlemmer mente at deres oppfatning av saken kunne blitt annerledes hvis Helsam hadde hatt instituttstyre framfor instituttråd. Det ble argumentert for at et styre ville representere en motmakt til en ikke-valgt instituttleder.

Verken representanten eller vara for de midlertidig vitenskapelig tilsatte kunne stille på møtet. Representanten hadde derfor sendt inn en forhåndsstemme i saken. Rådet ble bedt om å ta stilling til om denne stemmen skulle godkjennes eller ikke ettersom UiOs regelverk ikke har adressert dette spørsmålet.

Det ble stemt åpent om saken da ingen ønsket hemmelig stemmegivning. Med 5 mot 2 stemmer ble det vedtatt at forhåndsstemmen skulle godkjennes.

Rådet tok deretter stilling til de tre valgene for prosedyre. Det ble stemt åpent om saken da ingen ønsket hemmelig stemmegivning. Siden alternativ 2 og 3 var ganske like ble disse to alternativene satt opp mot alternativ 1 i første avstemning. Med 5 mot 2 stemmer ble prosedyre 1 vedtatt.

Det ble deretter gjennomført skriftlig avstemning med spørsmål om rekruttering gjennom utlysning eller valg.

Resultatet ble:
6 stemmer for valg
1 for utlysning
1 blank stemme

Vedtak:
Instituttrådet ved Helsam anbefaler for Universitetsstyret at instituttleder ved Helsam for 2015-18 rekrutteres gjennom valg.

Instituttrådet ved Helsam ber om at spørsmålet om styre eller råd ved instituttet utredes og forelegges rådet på neste ordinære møte i mai.

Instituttrådet ba om at de konkrete avvikene som var avdekket på vernerunder, men ikke utbedret, ble listet opp i rapporten.

Instituttrådets kommentarer til HMS-årsrapporten innarbeides i dokumentet før oversending til lokalt arbeidsmiljøutvalg ved fakultetet.

Forslag til virksomhetsrapport ble gjennomgått. De foreløpige regnskapstallene viser et akkumulert overskudd på ca 11 mill. Det antas at bundne midler totalt utgjør ca 9 mill slik, at udisponert overskudd ved årsskiftet er ca 2 mill.

Rådet hadde ingen forslag til endringer i virksomhetsrapporten.

Anbjørg delte ut forslag til kommuikasjonsstrategi på møtet, og det ble åpnet for diskusjon om saken.

Det kom ingen konkrete forslag til endring av planen, men rådet fikk frist til fredag 24. januar med å sende Anbjørg innspill.

Utskrift av endelig versjon av budsjettet og årsplanen var sendt rådet til orientering.

Det ble stilt spørsmål ved om instituttet hadde tatt stilling til om funksjonen som utdanningsleder skulle lyses ut som en stilling eller rotere som et verv blant de fast ansatte. Knut Tore gjorde rede for at funksjonen vil bli lyst ut som en stilling, og at prosessen vil bli koordinert av IMB siden nåværende instituttleder er potensiell søker til stillingen.