Referat instituttrådsmøte Helsam 16. september 2026

Diskusjonssaker

Elin innledet til diskusjon med å trekke frem at det ligger et omfattende arbeid bak den nye strategiske planen, og at nettopp fordi den er ganske omfattende så kan arbeidet med årsplan forståes som en tidsmessig prioriteirng og konkretisering av målene i strategien. Dagens diskusjon er en første innspillsmulighet til ny årsplan.

Det ble stilt spørsmål ved om vi legger opp en prosessplan på arbeidet med årsplan som sikrer lik medvirkning og deltakelse blant alle ansatte. Det ble svart med at lederlinja ivarertar prosess, men at vi tar med innspillet om å standardisere involveringen noe. 

Det ble diskutert om arbeidet med årsplan også skal fange opp prioriteringer på mellomlang sikt som en treårsplan. Instituttleder bekreftet at vi tar med den vurdeirng i arbeidet.

Det ble også gitt innspill på at tiltak i en årsplan utformes med utgangspunkt i at vi står i en situasjon med høy aktivitet og store oppgaver som skal kombineres med en gradvis reduksjon i bemanningen. 

Av konkrete innspill til tiltak ble det foreslått at det bør etableres et lokalt arbeidsmiljøutvalg for bedre ivaretakelse av arbeidsmiljøet. 

Vi gikk gjennom utkastet til virksomhetsrapport.

Det ble foreslått at vi utvidet ledelseskommentaren med noen forskningsresultater for å eksemplifisere aktivitet.

Det ble spurt om instituttet sitter med økonomisk risiko knyttet til videreføringen av aktiviteten i Sustainit. Vi legger til grunn at de 2,5 årsverkene som videreføres har øremerket finansiering og øremerkede oppgaver som avsluttes hvis finansieringen avsluttes. 

Til den videre økonomiske situasjoen ble det spilt inn at instituttet bør løfte en diskusjon med fakultetet om plan for håndtering av akkumulert underskudd. I tillegg ble det etterlyst at det jobbes videre med oversikter som viser balansen mellom kapasitet og oppgaver. 

Rådet var positive til at vi har fått skriftliggjort rutinene for BOA-virksomhet. 

Det ble spilt inn forslag om å jobbe videre med ansvardsfordeling mellom prosjektleder og administrasjonen i driftsfasen av prosjektene. I tillegg ble det foreslått at man kunne etablere en tverrfaglig gruppe for å jobbe videre med utvikling av rutinene. 

Informasjonssaker

• Vi har flyttet ut av Kristine Bonnevies hus som en fysisk forskuttering av omorganiseringen av Sustainit
• I Harald Schjelderups hus starert forarbeidet til fasaderehabilitering nå. Det gjelder gjennomgående ikke vår del av bygget, men vi blir berørt primært i form av støy. Vi har laget en nettside for løpende informasjon til ansatte og studenter. 

• Elin er formelt gjenvalgt som insituttleder for perioden 2027-30
   
• Vi legger ut informasjon om valg av nytt instituttråd for samme periode. 
   
• Vi får inn fire nye ansatte i administrasjonen; økonomileder, studieleder, prosjektøkonom og forskningsrådgiver
   
• Status Sustainit
  Arbeidet med innplassering til de gjenværende stillingene og avklaringen av om vi har annen passende stilling til de som har hatt bortfall av oppgaver er så godt som ferdig. Det gjenstår avklaringer rundt en ansatt. I løpet av høsten vil planlagte oppgaver ferdigstilles og fra nyttår vil aktiviteten i de tre stillingene som består skje integrertt i de to avdelingene som huser stillingene (2 på Folkehelse som fortsetter arbeidet  fra SHE og 1 på samfunnsmedisin som leder av pandemisenteret.