Laboratoriejournal

Instituttet vurderer å innføre en felles standard for føring av laboratoriejournal våren 2014. For dette formålet utprøves nå ”Retningslinjer for føring av laboratoriejournal” ved Avdeling for Ernæringsvitenskap.

Om føring av laboratoriejournal

Retningslinjene som utprøves er de samme som siden høsten 2012 har vært i bruk ved en rekke institutter ved Det matematisk-naturvitenskaplige fakultet ved UiO.

Laboratoriejournalen er personlig og skal føres av en person. Hovedformålet med journalen er å dokumentere laboratoriearbeid som eventuelt skal publiseres. Et sekundært mål med laboratoriejournalen er å gi grunnlag for patenter.

Journalen er UiOs eiendom og må derfor innleveres ved avsluttet ansettelsesforhold eller når prosjektet avsluttes. Ansatte eller tilknyttet som har ført journal ved IMB og som begynner i ny jobb har mulighet til å kopiere deler av journalen etter avtale med gruppeleder. Laboratoriejournalen skal oppbevares forsvarlig ved avdelingen i minst ti år etter innlevering.

Journalen skal føres på en slik måte at andre kan gjenta forsøkene. Til dette benyttes de standardiserte retningslinjene som er beskrevet under. I tillegg er disse beskrevet innledningsvis på norsk og engelsk i laboratoriejournalen.

Retningslinjer for føring av laboratoriejournal

  • Bruk permanent blekk, ikke blyant. Bruk gjerne flere farger.
  • Bruk ikke slanguttrykk eller sjargong uten forklaring.
  • Fjern aldri sider.
  • Fjern aldri data eller tekst i protokollen. Sett en strek over avsnittet, og før på initialene dine. Korreksjoner beskrives i nærheten av rettelsen.
  • Side A0000-1 er ment for spesifikk informasjon, regler eller retningslinjer fra instituttet eller prosjektet.
  • Side A0000-4 – 8 er for innholdsfortegnelse til eksperimenter. Innholdsfortegnelse skal inneholde sidetall, tittel og dato.
  • Alle eksperimenter bør ha en tittel (navn), dato, metode(r), resultater, og konklusjon. Helst bør det være en kort beskrivelse av formålet med eksperimentet.
  • Signer og dater hver side.
  • Navngi alle figurer og før beregninger med benevninger.
  • Løse ark skal festes, signeres og dateres. Signer slik at signaturen dekker både journalside og det innlimte objekt.
  • Prøver som anvendes må dateres og merkes/nummeres slik at de er identifiserbare. Data skal alltid referere utvetydig til materiale/prøve.
  • Metoden beskrives nøyaktig. Inkluder relevante miljøfaktorer utstyr, materiale osv. Er en SOP (Standard Operating Procedure) tilgjengelig kan man enkelt vise til denne med SOP-nummer og revisjonsnummer. Hvis ikke må en fullstendig metodebeskrivelse inkluderes. Beskriv alle avvik fra skriftlig prosedyre.
  • Laboratoriejournalen skal inkludere all relevant informasjon og referanse til tilleggsinformasjon, som URL, database filer, PC filer etc.
  • Hold journalen oppdatert. Denne skal også kunne brukes av dine samarbeidspartnere og veiledere.

Føring av patentaktiviteter

Hvis forsøkene skal danne grunnlag for en patentsøknad er det nødvendig med klare, konsise, kronologiske innføringer med tydelig datering. Alle sidene skal signeres og dateres. For å kunne støtte seg til disse datoene bør sidene også signeres av annen person. Ved å signere feltet “Witnessed and understood by" bekrefter personen at han eller hun har lest og forstått intensjonen med forsøket.

Spørsmål knyttet til patentsøknader kan rettes til juridisk rådgiver og advokatfullmektig Mia Monsen Ragnøy via e-post: m.m.ragnoy@admin.uio.no.

Ulevering av laboratoriejournal

Gruppeleder har ansvar for utlevering av journaler til egen gruppe, samt innleverte journaler. Gruppeleder kan hente det nødvendige antall journaler i ekspedisjonen i administrasjonen i 2. etasje i Domus Medica, rom 2133.

Lagring av data ved bruk av elektroniske medier

Føring av laboratoriejournal i hardkopiformat er per i dag standard ved IMB. Den kan gjerne benyttes sammen med elektroniske medier for lagring av informasjon. I så tilfelle kan laboratoriejournalen være meget kort og konsis, med stor grad av henvisning til elektronisk tilleggsinformasjon, som URL, databasefiler, PC-filer osv.

Det er viktig at elektronisk informasjon som utfyller laboratoriejournalen gjøres tilgjengelig for gruppeleder, for eksempel på en felles server.

IMB har imidlertid ikke enda etablert spesifikke instrukser for datalagring. Det jobbes med å finne gode løsninger for anvendelse på hele instituttet.

Viktig informasjon til gruppeleder

  • Det skal føres en liste over ut og innleverte journaler (pdf). Listen skal limes inn i masterjournalen, fra innholdsside A-00009.
  • Hver gruppeleder fører og vedlikeholder en masterjournal. Masterjournalen skal inneholde listen over ut- og innleverte journaler (fra innholdsside A-00009). Masterjournalen benyttes til å føre kommentarer på de innleverte journalers innhold, eventuelt andre relevante data.
  • Alle journaler skal nummereres, etter følgende system: Avdelingens navn - Gruppeleders initialer-stigende nummer. Eksempel for journal nr. 1 utlevert av Rune Blomhoff ved Ernæring: ERN-RB-001. Hver gruppeleder vil dermed benytte stigende nummer fra 001.
  • Det er utarbeidet et lokalt vedlegg (pdf) som limes inn på siden A00000-1 (Project/Department specific information).
  • Gruppeleder er pliktig å oppbevare alle journaler i 10 år etter innlevering.
  • MN-fakultetets powerpoint om føring av laboratoriejournal (pdf) kan benyttes til informasjon og opplæring.
Publisert 18. jan. 2019 13:00 - Sist endret 18. jan. 2019 13:00