Møte i instituttrådet Helsam

07. oktober 2013, kl. 09.00 - 12.00, Forskningskjelleren, rom 024, Fredrik Holsts hus
SAK 1 Godkjenning av dagsorden
          
SAK 2 Godkjenning av protokoll

Revidert protokoll fra møtet 13. mars og forslag til protokoll fra møtet 15. mai følger vedlagt.

Vedtaksforslag:

Protkollene fra møtet 13. mars og 15. mai godkjennes.

Saksdokumenter:

Protokoll 13. mars 2013
Protokoll 15. mai 2013
          

Diskusjonssaker

D-SAK 1 Budsjett 2014-18 og årsplan 2014-16

Instituttet skal innen 1. desember levere budsjett for perioden 2014-2018 og årsplan for perioden 2014-16. Begge deler vil bli behandlet i instituttrådsmøtet 13. november.

UiOs krav til budsjettet er at instituttet ved utgangen av 5-årsperioden er i balanse. Årsplanen skal være en rullerende 3-årsplan hvor elementene gradvis skiftes ut i perioden.

Med utgangspunkt i vedlagte status årsplan for 2013-2015 og notat om økonomisk prognose for 2013 og tildeling for 2014 ber vi om rådets innspill til prioriteringer i budsjett og årsplanarbeid fra mot neste rådsmøte.

  • Hvilke nye tiltak bør inkluderes i årsplan 2014-16?
  • Hvilke tilak bør endres eller tas ut av årsplanen 2014-16?
  • Hvilke økonomiske tiltak bør kobles til gjennomføring av tiltakene i årsplanen?
  • Hvilke overordnete innspill vil rådet gi til arbeidet med budsjett 2014-18?

Saksdokumenter:

Status årsplan pr oktober
Prognose 2013 og tildeling 2014
          
D-SAK 2 Arealsituasjonen ved Helsam

Helsam har over tid vokst både mtp antall ansatte, antall studenter, antall studiepoeng og antall emeriti uten at vi har fått tilført noen nye lokaler.

Ved opprettelsen av instituttet ble det lagt vekt på at det måtte arbeides for en samlokalisering av instituttet for å oppnå forventede synergieffekter av sammenslåingen. Status i dette arbeidet er at instituttet ennå ikke har fått svar fra UiO sentralt på forespørsel om at Eiendomsavdelingen (tidligere Teknisk avdeling) kan bidra til å vurdere vårt arealbehov.

På kort sikt er det derfor all grunn til å forvente at vi vil måtte klare oss med våre nåværende lokaler, men ha større aktivitet og flere ansatte enn i dag. Det innebærer at vi må sørge for optimal utnyttelse av det vi har med stikkord som fleksibilitet, flerbruk, landskap, og elektronisk og digital lagring.

Vi ber om rådets innspill til hvordan vi bør jobbe for å optimalisere arealutnyttelsen.

          
D-SAK 3 Arbeidsmiljøundersøkelsen ARK

Fakultetet har vedtatt at de tre instituttene ved fakultetet skal gjennomføre arbeidsmiljøundersøkelsen ARK. Hvert av instituttene gjennomfører undersøkelsen separat.

ARK er laget for universitets- og høgskolesektoren på oppdrag fra UHR. Undersøktelsen er utarbeidet av forskere ved UiO, NTNU, UiB og UiT.

Undersøkelsen består av et anonymt spørreskjema (KIWEST) som det tar ca 20 min å fylle ut. Alle ansatte som har minst 20% stilling og har vært ansatt i mer enn 3 måneder inviteres til å delta i undersøkelsen. For mer informasjon om undersøkelsen se vedlagte prosjektveileder.

Mer informasjon om ARK og selve spørreskjemaet finnes på NTNUs nettsider

Vi ber om rådets kommentarer til hvordan Helsam bør organisere og gjennomføre undersøkelsen.
Hvilke enheter bør instituttet deles inn i?
Hva kan vi gjøre for å skape motivasjon for å delta på undersøkelsen?
Hvilke ressurser bør vi sette av til oppfølging av undersøkelsen i etterkant?

Saksdokumenter:

Prosjektveileder
          

Orienteringssaker

O-SAK 1 Regnskaps- og virksomhetsrapportering pr 2. tertial

På grunn av utsettelse av rådsmøtet har instituttet levert regnskaps- og virksomhetsrapport for 2. tertial.

Vedlagt følger regnskapsrapport med kommentarer og ledelseskommentarer (virksomhetsrapport).

Saksdokumenter:

Regnskap basis
Regnskap prosjekt
Ledelseskommentarer
          
O-SAK 2 Eventuelt
          
Publisert 30. sep. 2013 21:06 - Sist endret 1. okt. 2013 14:48