Deltakere
Fra tjenestemannsorganisasjonene: Vigdis Bjerkeli (Forskerforbundet), Niclas Berger (Akademikerne), Ariel Sevendal (Parat), Merete Thomte ( Akademikerne)
Fra verneorganisasjonene: Sissel Aastorp
Fra arbeidsgiver: Hanne Harbo, Hanna Ekeli, Anita Robøle, Helena Müller, Cecilie Wiese Porsmyr, Cathrine Følstad, Kine Yttersian på SAK 19 og 23, Magnus Løberg
Referent: Inger Helen Eidsaa
Informasjonssaker
16/25 Gjennomgang av styresaker til Fakultetsstyremøte
ved Hanna Ekeli
Ekeli gjennomgikk styresaker til fakultetsstyremøte.
17/25 Status økonomi
ved Helena Müller
IDF fikk presentert status økonomi pr februar 2025 i forhold til mer- og mindreforbruk på fakultetet pr enhet. IMB og Helsam hadde merforbruk ved utgangen av 2024 som har økt ved utgangen av februar 2025. Det ble vist til tiltakspakken for Helsam og egen sak om dette.
Helena la frem økonomisk langtidssprognose for MED.FAK (2025-2029) som viser at vi vil ha et merforbruk på fakultetet i perioden. Forventninger til finansiering til sektoren og ekstern finansiering, tiltaksplanen på Helsam samt etablering av eksterne campuser gjør at det er usikkerhet knyttet til prognosene.
Det arbeides kontinuerlig med god virksomhetsstyring og en felles virkelighetsforståelse i lederlinjen på fakultetet omkring den økonomiske situasjonen. Presentasjonen fra møtet ligger vedlagt.
18/25 Status Helsam
ved Knut Tore Stokke og Elin Olaug Rosvold
Tiltak 9 i Helsams handlingsplan for økonomisk balanse, gjennomgang av instituttadministrasjonen var tilgjengelig før møtet.
Oppgaver og organisering av instituttadministrasjonen ved Helsam skal gjennomgås med sikte på å tilpasse støttefunksjonene til de endringer som nå gjennomføres i kjernevirksomheten. I arbeidet med revisjon av studieporteføljen er det lagt til grunn at det vil være behov for ca 15% færre årsverk som førsteamanuensis/professor. Gjennomgangen av instituttadministrasjonen må forventes å oppnå minst tilsvarende innsparingseffekter. Det skal etablereres en arbeidsgruppe som skal jobbe med dette mandatet. Det er ønskelig at tjenestemannsorganisasjonene utnevner en representant til arbeidsgruppen. Bemanningsplan vil bli lagt frem for IDF.
Tiltak 10 i handlingsplanen omfatter; Arbeid med ny intern fordelingsmodell ved Helsam, har ett mandat og en arbeidsgruppe skal nedsettes. IDF hadde en tilleggskommentar som omhandlet formålet til fordelingsmodellen til mandatet, som vil bli lagt til.
I den grad en ny fordelingsmodell innebærer vesentlige endringer i avdelingslederfunksjonen ved Helsam, vil dette taes til IDF med forslag til endringer i bemanningsplanen for disse stillingene.
De tillitsvalgte melder at deres medlemmer er usikre på hva som skjer fremover og at de er redde for arbeidsplassene sine. Det ble pekt på behovet for god informasjon.
Arbeidsgiver har forståelse for situasjonen er krevende tider for ansatte på Helsam og at de er bekymret. Det jobbes for å få på plass en god oversikt som viser når naturlig avgang inntreffer. Det vises til øvrige vedlegg i saken.
19/25 Klinmed 2.0
ved Kine Yttersian
Yttersian informerte om oppstart av forprosjekt – Klinmed 2.0, som omhandler å se på Klinmed´s organisering. Klinmed har vokst i størrelse og kompleksitet siden opprettelsen i 2010.
De tillitsvalgte kommenterer at det er positivt at Klinmed er i forkant på dette arbeidet og at ansatte og tillitsvalgte har vært involvert i arbeidet så langt. Det vises til øvrige vedlegg i saken.
20/25 Orientering om drøfting av midlertidighet
ved Cecilie Wiese Porsmyr
Det er innkalt til et ekstra IDF møte i mai for drøfting av midlertidighet. I forkant er det gjennomført en ROS av arbeidsmiljømessige konsekvenser av midlertidighet, som behandles i de lokale LAMU. Tillitsvalgte var invitert til å delta i ROSen, representanter for vernetjenesten deltok.
21/25 Orientering om DFØ søknad
ved Cecilie Wiese Porsmyr
Det er sendt inn en søknad til DFØ om midler til to delprosjekter ved MED.FAK som omhandler Medarbeiderskap og selvledelse ( Klinmed og IMB) og digital kompetanse og bruk av KI ( FAK.ADM).
22/25 Digitale prosesser i HR ( RPA)
ved Cecilie Wiese Porsmyr
Det er utviklet RPAer på HR området. Med.Fak tar nå i bruk RPA for varsel av fratreden til midlertidig ansatte.
Det forventes at RPA for beregning av forlengelser til stipendiater og postdocs, som følge av sykdom og permisjoner, ferdigstilles i løpet av våren.
Med.Fak planlegger å ta i bruk de digitale løsningene som er tilgjengelig på dette.
Drøftingssaker
23/2025 Organisatorisk endring av Klinikk for hode, hals og rekonstruktiv kirurgi (HHA) og Klinikk for kirurgi, inflammasjonsmedisin og transplantasjon (KIT)
ved Kine Yttersian
I samarbeidsavtale mellom Oslo universitetssykehus (OUS) og Universitetet i Oslo (UiO) fra 2009 (vedlagt) legges det til grunn en samordnet stillingsstruktur for klinikkleder og forskningsleder, hvilket kan anses som en føring om at Institutt for klinisk medisin og OUS skal speile hverandres struktur.
Klinikk for hode, hals og rekonstruktiv kirurgi (HHA) består i dag av tre avdelinger i tillegg til ledelse. Klinikk for kirurgi, inflammasjonsmedisin og transplantasjon (KIT) består av seks avdelinger i tillegg til administrasjon og ledelse. Ved en sammenslåing til Klinikk for kirurgi og spesialisert medisin (KSM) vil avdelingene i HHA og KIT bestå i sin helhet slik de er i dag.
Organisasjonsendringen vil ikke medføre endring i fysisk arbeidssted eller endring i arbeidsoppgaver for de ansatte det gjelder. Verneombud og tillitsvalgte har blitt bedt om å delta i prosessen og det har vært bred involvering.
De tillitsvalgte har ingen andre kommentarer til sammenslåingen enn at de er fornøyde med medvirkningen og involveringen som er blitt foretatt.
Saksfremlegg
vedlegg 1
Vedlegg 2
Forhandlingssaker
Ingen
Eventuelt
- Parat har spørsmål vedrørende oppfølging av særavtaler som fleksitid, planlegging av avvikling av opparbeidet tid og oppfølging av ansatte som arbeider for mye og ønsker å vite hvordan dette praktiseres ved MED.FAK. Dette vil arbeidsgiver komme tilbake til.
- Parat ønsker å vite hvordan man skal jobbe med KI ved Fakultetet? Arbeidsgiver pekte på søknaden om midler fra DFØ til et arbeid på dette området. Det ble pekt på eksisterende tilbud på UiO som kan benyttes. Parat pekte videre på at når enklere arbeidsoppgaver digitaliseres kan arbeidsdagen oppleves som krevende for enkelte medarbeidere og stilte spørsmål om hvordan dette følges opp.
- Parat informerte om at kartleggingen som var blitt foretatt ved Verkstedet på IMB har skapt uro og usikkerhet blant de ansatte. Det ble kort orientert om at ledelsen på IMB følger opp dette.
- Arbeidsgiver orienterte om at funksjons- og bemanningsplanen for fakultetsadministrasjonen legges frem for tillitsvalgte i det ekstraordinære møtet i mai.