Det er fakultetsledelsen som vanligvis tar initiativ til at saker legges frem for fakultetsstyret.
Dersom du som saksbehandler mener at en sak bør behandles av styret, må dette avklares med fakultetsdirektøren gjennom din kontorsjef.
Veiledning for innmelding av sak
1. Meld inn saken
Innmelding av saker gjøres per e-post til styrets administrative sekretær.
Sakspapirene behøver ikke være ferdige til denne fristen, men innmeldingen må gi en klar beskrivelse av saken.
2. Forhåndsbehandling
Mange saker må først gjennom en eller flere behandlinger i fakultetets ledergruppe eller instituttledermøte.
Fakultetsledelsen kan også velge å sende saken på en høringsrunde til relevante parter ved fakultetet. Eventuelle høringssvar eller innspill legges ved saksdokumentene til styret.
3. Informasjons- og drøftingsmøte
Rundt 10-14 dager før fakultetsstyremøtet gjennomføres det et informasjons- og drøftingsmøte (IDF-møte). Der møter representanter for tjenestemannsorganisasjonene og fakultetsverneombudet.
- Møtet ledes av fakultetsdirektøren, og saksbehandler kan bli bedt om å stille på dette møtet.
- Innkalling med sakspapirer sendes ut senest en uke før møtet.
- Referat fra IDF-møtet legges ved innkalling til styremøtet.
4. Oversending av styredokumenter
Godkjente styredokumenter sendes til
- styrets administrative sekretær
- innen styremøtets frister
- per e-post og i ePhorte som N-notat, se mal for fakultetsnotat
Beskrivelse av roller og oppgaver
Fakultetsledelse
- Dekan er leder av fakultetsstyret og vurderer også hvilke saker som skal behandles i styret.
- Fakultetsdirektøren er styrets sekretær og skal godkjenne saksfremlegg.
Saksbehandler
- Sørge for eventuell forhåndsbehandling i ledergruppe eller Lederforum
- Utferdige saksdokumenter, sørge for godkjenning av disse og oversende innen fristen
- Hvis nødvendig, stille på IDF-møte og fakultetsstyremøtet for å svare på spørsmål, registrere innspill fra styret etc.