Deltakere
Fra tjenestemannsorganisasjonene: Vigdis Bjerkeli (Forskerforbundet), Caroline Hals (NTL), Merete Thomte (Akademikerne), Karen S Utheim (Akademikerne), Stian Frammarsvik (Parat)
Fra verneorganisasjonene: Mette Vidnes
Fra arbeidsgiver: Hanna Ekeli, Magnus Løberg, Anita Robøle, Elin Rosvold, Knut Tore Stokke, Helá Soltani, Unni Aagedal, Norunn Kristin Torheim og Cecilie Wiese Porsmyr,
Referent: Anita Øien
Informasjonssaker
28/26 Status Helsam og Sustainit
ved Elin Rosvold
Status for Helsam-prosessen per juni 2026: Helsam og fakultetsledelsen vedtok høsten 2024 en tiltaksplan med ti punkter for å bedre økonomien. Per 1. juni 2026 er de fleste tiltakene (1–7, 9 og 10) iverksatt. Ny studieportefølje trer i kraft fra høsten 2026 og masterprogrammet i tverrfaglig helseforskning er lagt ned. Gjennomgangen av administrasjonen har resultert i en ny bemanningsplan. Endringer i intern fordelingsmodell foreløpig er satt på vent. For vitenskapelig ansatte vurderes behovet for bedre verktøy for ressursstyring og -planlegging som viktigere enn en tradisjonell bemanningsplan. Forslag til bemanningsplan for administrasjonen, inkludert omorganisering av økonomi- og personalfunksjonene og besettelse av stilling som økonomileder, er presentert, men ikke fullt ut drøftet eller realitetsbehandlet. Arbeidet er forsinket på grunn av høyt arbeidspress og flere avganger i administrasjonen, og fullstendig bemanningsplan forventes først klar for drøfting mot slutten av 2026.
Drøfting av stillingen som økonomileder er gjennomført og økonomi organiseres som seksjon. Det ble pekt på behov for tilsvarende drøfting av organisering av HR-aktivititeten på Helsam. Ntl etterspør ferdigstillelse av bemanningsplan så langt som det er mulig. Det er viktig med hensyn til ansatte som fungerer i roller som det ikke er papir på i over så lang tid. Helsam tar det til etterretning og tar det som er klart til drøfting i august møtet.
Verneombudet ber om at Helsam gjør en ROS analyse av arbeidsmiljøet.
Saksnotat - Helsam
Status for Sustainit-prosessen per juni 2026: Det ble orientert om status for SUSTAINIT-prosessen. For stillinger som avvikles som følge av bortfall av oppgaver er det pt. gjennomført to oppsigelsesvedtak. Ntl bemerker at praktiseringen av fortrinnsrett kan føles uavklart. Fagforeningen erfarer at det i flere tilfeller ser ut til at den utlyste stillingen samsvarer godt med kompetansen i den overtalliges CV, men likevel blir vedkommende ikke vurdert som kvalifisert.
Saksnotat - Sustainit
29/26 Veksthuset flytter til Livsvitenskapsbygget
ved Norunn Kristin Torheim
Torheim orienterte om at Veksthuset flytter inn i Livsvitenskapsbygningen i uke 32, med planlagt innflyttingsdato 5. august. Flyttingen berører 12 ansatte.
Arbeidsformen videreføres ved at man går fra åpent landskap til åpent landskap. Direktøren får eget kontor i den nye bygningen.
Det har vært arbeidet med risikovurderinger og involvering av ansatte. Ansatte i Veksthuset har deltatt i sentrale arbeidsgrupper knyttet til hovedbrukergruppe, kommunikasjon, skilting og operativ koordinering av mottaksprosjektet. Gjennom felles Veksthusmøter har de ansatte jevnlig blitt orientert om status og progresjon i prosjektet, særlig de siste to årene, og mer målrettet det siste halvåret med fokus på innflytting. All relevant informasjon er samlet på en egen Veksthusside under Mottaksprosjektets nettsider. Etter innflytting vil det holdes fellesmøter hyppigere, så lenge det vurderes som behov for det.
Innenfor HMS, beredskap og bruk av arealer er beredskap i bygget gjennomgått og diskutert med MED-ledelsen. Alle ansatte i Veksthuset skal gjennomføre påkrevd HMS-kurs innen 30. juni. Det ble gjennomført befaring i Livsvitenskapsbygningen i mai 2026, hvor ansatte fikk se bygget og inspisere egne arealer. Det ble rapportert om stor positivitet og forventning til innflyttingen.
30/26 Informasjon om kommende flytteprosjekter på MED
ved Anita Robøle
UiO arbeider med å flytte ut av leide og inn i selveide arealer. Når Livsvitenskapsbygningen tas i bruk, fristilles mye av MN-fakultetets arealer på Blindern. Dette muliggjør: samlokalisering av Helsam i Kristine Bonnevies hus, flytting av Klinmeds administrasjon fra Søsterhjemmet på Ullevål til Domus Odontologica og flytting av fakultetsadministrasjonen fra Sogn Arena til egne arealer på Nedre Blindern.
Det pågår nå tre ulike flytteprosjekter på omtrent samme stadium, med arbeid med rom- og funksjonsplaner. Neste fase er innplasseringsstudier (stort prosjekt for Helsam, i gang for Klinmed, og for fakultetsadministrasjonen når lokalisering er avklart). Ansatte skal involveres gjennom IDF, LAMU og deltakelse i arbeids- og brukergrupper.
31/26 Informasjon om vannlekkasjen på Domus Medica og konsekvenser for arbeidsplasser
ved Helá Soltani
En vannlekkasje første pinsedag 2026, forårsaket av et sprukket rør til en isbitmaskin i 2. etasje i tilbygget til Domus Medica på Gaustad, har medført betydelige følgeskader. Vannet rant nedover i bygget og skadet kontorer, undervisningsarealer og laboratorier. Rundt 35 ansatte ved Det medisinske fakultet er midlertidig flyttet til Livsvitenskapsbygningen og andre ledige lokaler ved UiO mens opprydnings- og utbedringsarbeidet pågår, med en foreløpig tidsramme på 2–3 måneder.
Drøftingssak
32/26 Fremtidig bemanning og prioritering av Foto- og videotjenesten ved Klinmed
Ved Unni Aagedal
Foto- og videotjenesten (FOVIT) ved Institutt for klinisk medisin er en serviceavdeling for medisinsk forskning, undervisning og formidling, og tilbyr bred støtte innen klinisk foto, video og grafikk til Medfak, Helsam og UiO. Tjenesten har eget fotostudio på Rikshospitalet og leverer blant annet design og illustrasjon, postere, figurer og gruppebilder.
I forrige IDF møte ble det gitt en gjennomgang av utfordringsbildet, gjennomførtprosess, konsekvensvurderinger av fem ulike alternative løsninger. Arbeidsgiver har fulgt opp innspill som kom i forrige møte samt tatt ny vurdering.
Bakgrunnen for at dette er en sak nå er pga strengere prioriteringer ved erstatningsrekruttering , et generelt behov for strammere økonomisk styring ved Klinmed
samt kontinuerlig vurdering av hvilke støttetjenester instituttet skal opprettholde, og på hvilket nivå
Arbeidsgiver ønsker å drøfte det å redusere bemanningen fra 3 til 2 faste årsverk, samt spisse virksomheten mot kjerneoppgaver som klinisk foto og forpliktelser i OUS-avtalen (gyldig til 2028). De anser dette som en nødvendig endring og det mest hensiktsmessig kompromiet mellom strammere økonomisk styring og Klinmed kjernedrift/behov. Dette vil kreve strengere prioritering og spissing mot kjerneoppgaver (klinisk fotografering) og innebære en at tjenester innen arrangementsfoto, ansattprotretter, kurs og større grafiske oppdrag faller bort. Det er laget en oversikt over alle tjenestene og prioritering av disse ved nedskalering. Endelig beslutning tas av Klinmeds ledelse etter IDF-drøfting og på bakgrunn av et prioriteringsgrunnlag.
Akademikerne ber om at arbeidsgiver vurderer nærmere alternativ 2 hvor bemanningen er på dagens nivå og får til en bedre økonomisk avtale med OUS eksempelvis betaling av pasientbilder.
Ntl støtter forslaget om å beholde 3 stillinger. Det er altfor sårbart ved nedskalering av stillinger. Det bør vurderes å utrede muligheten å rette tjenestene mer mot undervisning og video- e-læringskurs.
Saken anses som drøftet.
Presentasjon - Informasjonsgrunnlag og konsekvensvurdering for videre drift
Eventuelt
Ingen saker på eventuelt.