Informasjonsaker: Fra sak 29/24 til 37/24
Drøftingssaker: 38/24
Forhandlingssaker: Ingen
Deltakere
Fra tjenestemannsorganisasjonene: Martine Sæterli Jensen (Akademikerne), Ingunn Skjerve (Forskerforbundet), Ragnhild Gotaas Torvik (NTL), Svend Davanger (Akademikerne), Stian Frammarsvik (Parat)
Fra arbeidsgiver: Hanne Harbo, Hanna Ekeli, Anita Robøle, Hela Soltani, Knut Tore Stokke, Tor Henry Wold, Astrid Aksnessæther, Mette Frydenland, Ingrid Pauline Kjelsvik, Helena Müller, Jorun Ur (sak 34/24)
Referent: Inger Helen Eidsaa
Informasjonssaker
29/24 - Gjennomgang av styresaker til Fakultetsstyremøte 24. september 2024
Fakultetsdirektør Hanna Ekeli informerte om sakene på sakskartet.
Sakskart
30/24 - Status Økonomi
ved Helena Müller
Helena Muller informerte om økonomisk status ved fakultetet. Det vises til saksfremlegg og powerpoint presentasjon.
- Saksfremlegg (pdf)
- Vedlegg 1: Økonomisk status per 31.august 2024 (pdf)
- Vedlegg 2: Vedlegg powerpoint fra møtet
31/24 - Tildeling av bevilgning for 2025
ved Helena Müller
Det ble informert om tildeling av bevilgning for 2025
Det vises til vedlagte saksfremlegg
- Saksfremlegg (pdf)
- Vedlegg 1: Budsjettildeling MED 2025 (pdf)
- Vedlegg 2: Foreløpig disponeringsskriv for 2025 fra UiO (pdf)
- Vedlegg 3: MEDs fordelingsmodell - tabeller (pdf)
Forskerforbundet ønsker en tilbakemelding om hvordan spesifikke midler fra UIO til MED fordeles og forvaltes. Dette gjelder spesielt de 7 koordinatorprosjektene, samt Uttelling for et SFU og for fire ERC Starting Grant, to ERC Consolidator Grant og én ERC Advanced Grant.
Administrasjonen vil komme tilbake til IDF med detaljer rundt disse punktene.
Akademikerne ønsker også å få vite hvilke planer det er lagt fremover for utfordringer og eventuell merbelastning for undervisningspersonell som følge av opptrappingen av 20 studieplasser for profesjonsstudiet Medisin, Campus Sør.
Administrasjonen vil komme tilbake til IDF til hvordan man skal løse dette.
32/24 - Status innføring av Elements
ved Anita Robøle
Oppgraderingen av saksbehandlingssystemet ePhorte til Elements Cloud er godt i gang. Det er meldt inn saksbehandlere til testing av systemet og det vil bli kursing fra oktober og utover. Det er lagt opp et vidt opplæringsløp for alle ansatte og man kan velge ulike former for opplæring. Mer informasjon vil bli delt.
33/24 - Oppdatering på prosjekt UiO:IT for MED
ved Tor Henry Wold
Det er blitt gjennomført samtaler med utvalgte fakulteter, og man er i ferd med å sammenstille en rapport og anbefaling til dekanatet. Prosjektet er et fast agendapunkt på Medfak-IT møtene, og prosjektarbeidet vil ferdigstilles i løpet av året.
Hovedtillitsvalgte har vært med i hele prosessen og prosjektgruppen har hatt et godt grunnlag for å kunne lande på en anbefaling.
34/24 - Status arealsaker ved KlinMed
ved Jorun Ur og Astrid Aksnessæther
Det ble informert om ulike arealprosesser hos KlinMed i møtet.
Det vises til vedlagte powerpresentasjon.
Vedlegg: Arealprosesser ved Institutt for klinisk medisin
Det vil bli utfordringer å bygge samtidig som man skal opprettholde ordinær drift. Dette vil treffe alle. Instituttverneombud ved Klinmed deltar nå i pågående prosesser. Det skal også bli etablert en nettside hos KlinMed for løpende informasjon.
NTL ønsker at dette skal informeres om jevnlig i IDF og at det som er forhandlingspliktig må inn i IDF. Det er mye som berører de ansatte derfor er det viktig at dette kommer på agendaen i IDF. Forskerforbundet påpekte at det er viktig at medbestemmelsen sikres gjennom IDF.
35/24 - Status NCMM
ved Ingrid Pauline Kjelsvik
Det ble gitt en statusoppdatering som gjelder økonomi, flytting og bemanning hos NCMM. Forskningsrådet meldte i 2018 at de ville tre ut av partnerskapet etter den tredje periodens slutt, ved utløpet av 2024. Det betyr at det blir en nedskalering, men en videreføring. Det forventes diskusjon og vedtak i Universitetsstyremøte 22.oktober 2024 og det vil bli gitt en oppdatering etter vedtak.
Alle ansatte i NCMM holdes jevnlig orienterte gjennom felles allmøter.
36/24 - Status flytting i 4.etasje Sogn arena
ved Anita Robøle
ØVA har bedt Eiendomsavdelingen om å se på utnyttelsen av arealene i 4. etasje i Sogn Arena. Deler av MEDs fakultetsadministrasjon flyttet inn i fjor høst og man ønsker nå å utnytte arealene på en mer hensiktsmessig måte. Interiørarkitekter har tegnet et utkast til en ny møbleringsplan som nå diskuteres internt hos MED og ØVA. Det vil bli ett møte i snarlig fremtid der MED og ØVA skal se på tegninger sammen og diskutere løsninger.
37/24 - Redegjørelse for hvordan fakultetet jobber med lønns- og medarbeidersamtaler
ved Hanne Ekeli
Gjennomføring av medarbeidersamtale følges opp, både ved intern rapportering i enkelte enheter og ovenfor medarbeidere i ARK. Det jobbes videre med å implementere og systematisere gjennomføring av lønnssamtaler.
Kartleggingen viser at det er ressursutfordringer for vitenskapelige ledere å gjennomføre medarbeidersamtaler grunnet høyt antall ansatte under sin ledelse. Dette er noe det bør vurderes å sees videre på.
Det vises til fremlagte saksfremlegg.
Vedlegg: Notat frå Helsam, Klinmed, REC, Veksthuset, IBM, NCMM
Drøftingssaker
38/24 - Sammenslåing av to avdelinger ved Helsam
ved Knut Tore Stokke
En arbeidsgruppe med representanter fra begge avdelinger leverte 31. mai en rapport hvor de anbefaler sammenslåing av de to avdelingene. Rapporten har vært på høring i de to berørte avdelingene, øvrige fagavdelinger og administrasjonen på Helsam uten at det har kommet noen vesentlige innvendinger mot å gå videre med sammenslåing av avdelingene.
En sammenslåing av de to avdelingene innebærer derfor ikke endringer i arbeidsoppgaver for noen av avdelingenes ansatte, med et lite unntak for avdelingslederfunksjonen. Implementering av dette vil skje fra 1.1.2025.
NTL mener at omdisponering av personale skal gjelde selv om det ikke er endringer i arbeidsoppgaver. Og at da kan det være forhandlingsrett. NTL har meldt inn dette til OPA som nå er i dialog med departementet.
Fakultetsledelsen vil be om en avklaring fra OPA om hvordan dette skal forstås.
Vedlegg: Vurdering av sammenslåing
Forhandlingssaker
Ingen