Deltakere
Fra tjenestemannsorganisasjonene: Caroline Hals (NTL), Merete Thomte (Akademikerne), Ariel Sevendal (Parat)
Fra verneorganisasjonene: Sissel Aastorp
Fra arbeidsgiver: Hanne Harbo, Hanna Ekeli, Anita Robøle, Helena Müller, Cecilie Wiese Porsmyr, Kine Yttersian, Hela Soltani, Halvor Fahle på sak 28 og Sak 29,
Referent: Inger Helen Eidsaa
Informasjonssaker
27/25 Gjennomgang av styresaker til fakultet styremøte
Hanna Ekeli tok en gjennomgang av sakene til fakultetsstyremøte.
Helena Muller gjennomgikk utkast til tertialrapporten. Tallene viser at fakultetet har et lite mindreforbruk i 1.tertial. Oppdatert prognose viser at fakultetet vil ende 2025 med et samlet merforbruk da vi har merforbruk på to institutt. UiO følger fakultetets økonomi samlet og er opptatt at fakultetet samlet har en økonomi i balanse. Fakultetet jobber med å sikre økonomisk handlingsrom på flere plan, og i tett samarbeid med instituttene. Økonoimiseksjonen vil komme tilbake til IDF med en oppdatering på økonomien til fakultetet ifm. 2.tertial rapporten og utkast budsjett for 2026 i møte til høsten.
28/25 Justert fordelingsmodell MED
Det medisinske fakultet har i perioden desember 2024 til mai 2025 arbeidet med en justert intern fordelingsmodell for fakultetet gjennom et oppnevnt utvalg bestående av en arbeidsgruppe og en styringsgruppe. Arbeidet ble igangsatt som følge av endringer i finansieringssystemet fra Kunnskapsdepartementet og påfølgende justert fordelingsmodell ved UiO vedtatt av Universitetsstyret.
Helena Müller og Halvor Fahle gjennomgikk rapporten fra utvalget om justert fordelingspolitikk ved MED. Oppsummert anbefaler Utvalget at MED tilpasser dagens fordelingsmodell til endringene som er innført fra Kunnskapsdepartementet og påfølgende justert fordelingsmodell ved UiO vedtatt av Universitetsstyret.
Utvalget anbefaler at MED legger sin fordelingsmodell tett opp mot UiOs fordelingsmodell for å videreføre de insentiver som ligger i UiO-modellen. Utvalget innfører noen tilpasninger i MED sin fordelingsmodell herunder ønske om å ta vare på historikk og oppfølging av viktige måltall og satsinger ved fakultetet.
Justerte fordelingsmodell tas i bruk fra budsjettåret 2026 med budsjettnøytral virkning. Budsjettnøytralitet innebærer at ny modell skal gi samme uttelling som gammel modell i overgangen. Instituttene har vært delaktige i arbeidet og modellen vil man evaluere etter hvert.
Den justerte fordelingsmodellen skal vedtas i av fakultets styret i styremøte den 3.juni.
Rapport fra utvalget om Justert fordelingsmodell MED
Saksfremlegg justert fordelingsmodell MED
29/25 Foreløpig tildeling og ramme MED 2026
Helena og Halvor gjennomgikk foreløpig tildeling og ramme for MED 2026 basert på vedlagte presentasjon.
Presentasjon i møtet
Foreløpig tildeling 2026
Foreløpig konsekvensjustert ramme for MED 2026
30/25 Status Helsam
Elin Olaug Rosvold gjennomgikk tiltaksplanene ved Helsam der målet er å komme i budsjettbalanse innen 2029. Foreløpig er det 10 ulike tiltak som er i prosess. Det vil bli avholdt et allmøte på Helsam 27. mai, der status for disse tiltakene vil bli fremlagt. Målet med tiltakene er å oppnå balanse uten oppsigelser eller sluttpakker. Det er tett dialog med universitetsdirektør og økonomidirektør.
Parat uttrykker tilfredshet med at arbeidsgiver jobber langsiktig for å unngå oppsigelser, og at man fokuserer på naturlig avgang og en gradvis tilnærming for å oppnå budsjettbalanse. Parat stilte spørsmål om hvordan strategisk planlegging av stillinger håndteres i denne konteksten.
Arbeidsgiver viser til at ved å legge ned noen studier kreves det tettere samarbeid mellom avdelingene og ansatte på instituttet. Ved å redusere aktiviteten på studiene er det nødvendig å også se på omfanget av teknisk/administrative oppgaver. Det er tett dialog med fakultetets ledelse. Arbeidsgiver anerkjenner at disse endringene er utfordrende for både ansatte og studenter, og er opptatt av å ta vare på ansatte som berøres. Det gjennomføres regelmessige møter med verneombud for å følge opp denne prosessen.
Verneombud støtter innlegget til arbeidsgiver, og understreker nok om at hovedfokuset i denne prosessen må være å ivareta ansatte.
31/25 Flytting av miljøer fra MED til LVB
Hanna informerte kort om forestående flytting av ansatte til LVB. Det er fortsatt mye som ikke er avklart i henhold til kontorplasser og ansatte, men det vi vet pr.dags dato er at NCMBM med ca 70 ansatte skal inn, samt Veksthuset. Arbeidsgiver vil komme tilbake til IDF med mer informasjon.
32/25 Endring av formell organisatorisk plassering for tre stillinger i klinikkadministrasjonen ved klinisk medisin
Kine Yttersian fremla for IDF ønske om endring av organisatorisk plassering i personalsystemet (SAP) av tre administrative stillinger tilknyttet Barne- og ungdomsklinikken (BAR) for å gjenspeile reell linje til personalleder som har sin stilling i Klinikk for kirurgi, inflammasjonsmedisin og transplantasjon (KIT).
Både Parat og NTL støtter avgjørelsen. Det vises ellers til saksfremlegget.
33/25 Læringsmiljømiljøundersøkelsen
ved Mattias Solbakken
Det ble gjennomført en læringsmiljøundersøkelse for alle studenter ved fakultetet høsten 2024 og svarprosentene var på 43,5%. (phd er var ikke med i undersøkelsen)
Generelt er det veldig mange positive tilbakemeldinger fra studentene. Noen forbedringsområder pekes på, blant annet innen fysisk læringsmiljø og undervisning. Svarene fra undersøkelsen viser ulike former for opplevd marginalisering blant noen av våre studenter. Det vil jobbes med tiltak.
Det vil bli satt ned en arbeidsgruppe som skal jobbe med tiltak mot marginalisering og med tiltak ut mot studentene og deres kjennskap til Si FRA systemet.
34/25 Prosessforbedring ved Det medisinske fakultet
ved Mattias Solbakken
Det gjennomføres et prosessforbedringsarbeid på UiO. Rammebetingelsene i universitets- og høyskolesektoren er i endring. Effektiviseringskutt gir stadig mindre økonomisk handlingsrom, institusjonene må håndtere reduserte inntekter, og Kunnskapsdepartementet forventer at institusjonene fortsetter å tilpasse og omstille virksomheten i tråd med gjeldende økonomiske rammer.
På fakultetet planlegges en gjennomgang av administrative funksjoner, både på enkelte enheter og samlet på fakultetet for å møte utfordringsbildet og gjøre oss bedre rustet fremover. Fakultetet skal bruke UiOs rammeverk for prosessforbedring i dette arbeidet, for å sikre at forbedringen tar utgangspunkt i saksbehandlernes og sluttbrukernes innsikt og behov. Målet er å jobbe brukerorientert og digitalt.
Saken har vært diskutert med administrative ledere og arbeidsgiver har vektlagt tidlig informasjon om kommende prosess til IDF. Det vil derfor bli arbeidet videre med prosess og mandat, i tett dialog med administrasjonssjefene på instituttene.
Det vil bli drøftinger med dette som tema i neste IDF som er i september.
NTL hadde spørsmål som gjelder de vitenskapelige og administrative ansatte og hvordan disse blir ivaretatt i denne prosessen. De foreslo også at andre avdelinger ved Universitetet i Oslo (UiO), som f.eks. ØVA, som i løpet av de siste årene har gjennomført flere prosessforbedringer, kunne bidra med nyttige råd og veiledning.
Arbeidsgiver påpekte at man er i en tidlig fase av dette arbeidet, og at ikke alle variabler er avklart, men tar med seg innspillene videre. Arbeidsgiver gjentok at de hovedtillitsvalgte vil bli invitert til å gi innspill. I drøftingen i IDF i september vil det også være muligheter for alle parter til å komme med sine innspill.
Både Parat og NTL uttrykte tilfredshet med at arbeidsgiver informerte om prosessen nå, til tross for at det er i en tidlig fase og mye ikke er avklart ennå. Det vises til saksfremlegg.
Drøftingssaker
35/25 Endring i avdelingsstruktur for Ortopedisk klinikk
Endring i avdelingsstruktur for Ortopedisk klinikk ble fremlagt av Kine Yttersian og drøftet i møtet.
Det var ingen kommentarer fra de tillitsvalgte.
Saken er ferdig drøftet
Saksnotat
organisasjonskart klinmed
Eventuelt
Instituttleder ved IMB Philippe Collas presenterte seg selv for IDF.
IMB, FAK.ADM og KLINMED søkte i høst om kompetansemidler hos DFØ. De ble tildelt i overkant NOK 1 000 000 som skal brukes på ulike prosjekter ved disse enhetene.