Deltakere
Fra tjenestemannsorganisasjonene: Vigdis Bjerkeli (Forskerforbundet), Caroline Hals (NTL), Merete Thomte (Akademikerne), Karen S. Utheim (Akademikerne) Ariel Sevendal (Parat)
Fra verneorganisasjonene: Sissel Aastorp
Fra arbeidsgiver: Hanna Ekeli, Hanne Flinstad Harbo, Helena Müller, Cecilie Wiese Porsmyr, Elin Rosvold, Knut Tore Stokke, Unni Aagedal og Helá Soltani
Referent: Anita Øien
Opptak av IDF-møtene
Det foreslås opptak av IDF-møtene på MED framover. Formålet med opptaket er støtteverktøy for referenten. Opptaket blir ikke brukt i andre sammenhenger og vil bli slettet når referatet er godkjent.
NTL ber at det avventes med opptak av IDF-møtene til UiO sentralt har drøftet bruk av opptak. UiO melder at saken trolig drøftes sentralt i IDF- møtet 23. april.
Informasjonssaker
19/26: Sakskart til Fakultetsstyremøte
Sakene til Fakultetsstyremøte ble gjennomgått.
13/26: Status Sustainit og Helsam
ved Elin Rosvold og Knut Tore Stokke
Arbeidet på Sustainit er i god rute, kartleggingssamtalene er gjennomført med de berørte ansatte. Foreløpig er det par ansatte som kommer til å få tilbud om ansettelse, 1 ansatt har fått tilbud om stilling ved UiO og enkelte slutter ved UiO. Ansatte som har vært i kartleggingssamtaler har gitt gode tilbakemeldinger på arbeidsgivers håndtering av prosessen. Arbeidstakere opplever at arbeidsgiver tar dette på alvor. Når det gjelder virkemidler for ansatte som blir overtallige avventer vi til vi har nærmere status på overtallige som ikke har tilbud videre. Ledelsen legger også planer for hvordan ivareta de ansatte det siste halvåret.
Forskerforbundet har spørsmål til hvordan ansatte har tatt til seg samtalene? Ledelsen svarer at de har fått gode tilbakemeldinger på måten oppfølgingen er gjort på. Samtalene er tatt seriøst, opplevelses som gode prosesser.
Status Helsam: Arbeidet med administrativ bemanningsplan skyves på, dette på grunn av tidspress hos ledelsen. Kommer til IDF når bemanningsplanen er klar for det.
14/26: Oppdatering av retningslinjer for lønnsfastsettelse av stipendiater og postdoktorer ved MED
ved Mattias Solbakken
Retningslinjene fra 2006 for lønnsfastsettelse ved ansettelse av doktorgradsstipendiater og postdoktorer ved Det Medisinske fakultet er oppdatert, se vedlegg – veileder for lønnsfastsettelse.
Stillingskodene 1017 og 1352 har oppgitt jamfør Hovedtariffavtalen i Staten en minstelønn samt at disse er plassert i lønnsstige. Stillingskode 1378 er verken på minstelønn eller på stige, så det påhviler ansettende myndighet et særlig ansvar til å plassere denne stillingsgruppen til konkurransedyktig og attraktiv lønn for den kompetansen fakultetet ønsker å rekruttere.
NTL påpeker at LO har minstelønn på alle stillinger i sin hovedtariffavtale. OPA sier man skal følge LOs satser siden Akademikerne og Unio ikke har minstelønn på alle stillinger.
Veileder for lønnsfastsettelse
15/26: Sammenslåing av EM-lab ved IMB og IBV - MN i Livsvitenskapsbygget
ved Helá Soltani
Arbeidsgiver presenterte saken om sammenslåing av EM-lab ved IMB og IBV (MN) og om flytting til Livsvitenskapsbygget.
Life Science Electron Microscopy Consortium (LSEMC) er en kjernefasilitet som tilbyr avansert elektronmikroskopi (EM) til interne brukere ved UiO og eksterne miljøer. Konsortiet består i dag av tre noder:
• EM-lab ved OUS Radiumhospitalet og OUS Rikshospitalet
• EM-lab ved Institutt for medisinske basalfag, UiO (IMB)
• EM-lab ved Institutt for biovitenskap, UiO (IBV)
EM-lab ved IMB og IBV skal flytte inn i Livsvitenskapsbygget og samles i én felles enhet i løpet av høsten 2026/tidlig 2027, og arbeidet med en felles driftsmodell pågår. Avtalen og driftsmodellen skal være ferdigstilt i løpet av april 2026. Det jobbes med å finne en god modell for tverr- fakultær samarbeid og drift av enheten, sammenslåingen gjelder IBV og IMB og er UiO-intern.
Hensikten er å styrke EM-infrastrukturen ved UiO ved å samordne drift, utnytte ressurser bedre, sikre mer effektivt vedlikehold og redusere dobbeltarbeid. Sammenslåingen skal også bidra til et mer robust og utviklingsorientert fagmiljø innen avansert elektronmikroskopi ved UiO.
Det blir todelt ledelsesstruktur og innebærer at ansatte i den nye enheten vil ha faglig og linjeledelse på tvers av institutter. Dette kan gi noen praktiske utfordringer og stiller krav til tydelige avklaringer av roller, ansvar og rutiner. Begge institutter er opptatt av å sikre god forutsigbarhet for de ansatte gjennom sammenslåingen.
Parat påpeker at det er viktig at lederne har en dialog ifm lønnsvurderinger slik at det ikke oppstår utilsiktede forskjeller siden de 3 ingeniørene på den nye sammenslåtte fasiliteten vil rapportere i to ulike linjer. Parat ser også positivt på at det er jobbes for å etablere løsninger for mer og mer tverr- fakultært , noe som er bra for UiO.
NTL sier seg enig og ser frem til mer informasjon fra de andre enhetene som flytter i LVB etter hvert.
16/26: Lokalisering for Klinmeds instituttadministrasjon
ved Unni Aagedal
Aagedal viser til orienteringen til IDF-møtet av 9.2 om at instituttadministrasjonen ved Klinmed sannsynligvis skal flytte til Domus Odontologica våren 2028 istedenfor til Nye Rikshospitalet i 2031. Bakgrunnen for endringen er et ønske om å utnytte UiO-interne arealer bedre og unngå husleie til UiO-eksterne arealer.
Saken fremmes for å orientere om status for sannsynlig lokalisering av Klinmeds instituttadministrasjon i Domus Odontologica fra våren 2028.
Det er avgjørende for denne flyttingen at OUS overtar de aktuelle arealene som var tiltenkt Klinmeds instituttadministrasjonen i Nye RH. Det forventes formell avklaring før sommeren 2026.
Informasjon om den sannsynlige flyttingen ble sendt til ansatte i instituttadministrasjonen 4. februar 2026. Videre arbeidet er som følger:
• Fellesmøte for alle ansatte i instituttadministrasjonen om det kommende prosjektet. Eiendomsavdelingen og deres arkitekt deltar i møtet. I etterkant av fellesmøtet blir det opprettet en brukergruppe med representanter for alle arbeidsområder som skal inn i Domus Odontologica samt verneombud. BHT og tillitsvalgte er invitert til å delta i brukergruppen.
• I henhold til foreløpig tidsplan vil brukergruppen arbeide med rom- og funksjonsprogram og deretter konseptutvikling i perioden mai – september/oktober
Videre plan:
• Høst 2026 – ferdigstille forprosjekt
• Vår 2027 – Tilbudsunderlag, anskaffelse av entreprenør
• Høst 2027 – Byggeperiode
• Vår 2028 – Klart for innflytting
• Det er opprettet en nettside om prosjektet: Flytting til Domus Odontologica (DO) - For ansatte - Universitetet i Oslo
Parat melder at ansatte på Klinikk (som ikke skal være med på flyttingen) har orientert at prosessen har vært så lukket. Arbeidsgiver svarer at prosjektet er nylig startet og det er opprettet egen nettside for å dele informasjon på en enkel måte. I tillegg starter det med fellesmøte for alle ansatte i instituttadministrasjonen.
Akademikerne anbefaler at arbeidsgiver involverer ansatte i forkant av selve flyttingen, det er en stor forandring å flytte fra cellekontor til åpent landskap hvor flere må forholde seg til hverandre på en ny måte. Aagedal forteller om brukermedvirkningsprosessen (forprosjekt) som starter nå og varer til oktober 2026.
IMB forteller at de som arbeidsgiver hadde gode erfaringer med å se på flere løsninger. IMB er fornøyd med sine hybride løsninger, hvor 2-4 personer deler kontor/område.
Fellesmøte 13. april - For ansatte - Universitetet i Oslo.
Klinmed - brukerprosess flytting
17/26: Det medisinske fakultets arbeid med kunstig intelligens
ved Jessica Lönn-Stensrud
Lönn-Stensrud hadde en gjennomgang på hvordan kunstig intelligens (KI) er i ferd med å endre måten studenter tilegner seg og anvender kunnskap på. KI vil også påvirke yrkesutøvelse innen helsefag i fremtiden. Teknologien berører fakultets kjerneoppdrag som er å tilby utdanning i en tid der kunnskapsutvikling, vurderingsformer og profesjonsrollen er i rask endring.
KI påvirker også ansatte innen alle grupper på fakultetet og deres oppgaver. For å ta i bruk KI-verktøy på en god måte trengs det grunnleggende opplæring i bruk av ulike verktøy, personvern og datalagring for de ulike ansattgruppene.
For fakultetet er det særlig tre temaer som er relevante:
1. KI og læring - Generativ KI gjør det mulig å få rask tilgang journaltekster, oppgavetekster osv
2. KI for fremtidig yrkesutøvelse – KI verktøy vil øke i omfang, inngå i analyser, beslutningsstøtte, diagnostikk og behandling i helsetjenesten osv.
3. Ansvarlig praksis – KI verktøy lett tilgjengelig for både studenter og ansatte
I tillegg presenterte Lönn-Stensrud:
• Bruk av generativ kunstig intelligens (KI) ved eksamen og oppgaveskriving på MED.
• Deklarasjon for bruk av KI i oppgaver (beskrive hvordan KI er brukt i besvarelsen av oppgaven).
• Retningslinjene – fem råd om bruk av KI for studenter på Det medisinske fakultet.
Seksjon for helsevitenskapelig pedagogikk (HELP) har begynt arbeidet med å adressere disse temaene gjennom å formidle opplæringstilbud, invitere undervisere til erfaringsdeling om bruk av KI og arrangere workshops for bruk av KI.
I forbindelse med midler fra DFØ er det i et samarbeid mellom fakultetets HR-seksjon, HELP og konsulentselskapet AFF laget et kompetansehevingsprosjekt for de ansatte i fakultetsadministrasjonen. Formålet med prosjektet er at alle skal ha prøvd ulike KI-verktøy, reflektert over føringer og etisk bruk og at ansattgruppen skal tilegne seg et felles språk for å snakke om og øke sin kompetanse innen KI.
Drøftingssaker
ved Cecilie Porsmyr
18/26 Drøfting av midlertidighet
Bruk av midlertidige stillinger drøftes årlig, jf. statstansatteloven § 9(2) og UiOs tiltaksplan for redusert bruk av midlertidige stillinger.
Institutter og enheter ved MED har bidratt til utforming av et, felles drøftingsgrunnlag. Digitale verktøy bidrar til effektiv rapportering basert på kvalitetssikrede data.
Utviklingen i andel midlertidighet ved fakultetet viser en jevn nedgang, se vedlagte oversikt på tallmaterialet. Kort oppsummert ansettes forskere på eksterne midler fast for stillinger utover tre år og i tillegg lyses ledige stillinger ut.
Risiko knyttet til midlertidighet og arbeidsmiljøet ble analysert i 2025 ved MED. Institutter og enheter ved fakultetet er blitt bedt om å vurdere om risikobildet har endret seg? Behandling av arbeidsmiljømessige konsekvenser av midlertidige stillinger gjennomføres i MED LAMU 20.april.
Tillitsvalgte har fått mulighet til å gi tilbakemelding på lokale forhold som ønskes drøftet i epost 19.2.2026 og i IDF møte 16.3.2026. Det ble i IDF møtet pekt på ønske om at bruk av TOA-kontrakter inkluderes i drøftingene. Utover det er det ikke notert tilbakemeldinger om lokale forhold som ønskes drøftet. Det jobbes spesielt med rammene for hva som skal inn i midlertidighet.
Parat kommenterer at det er viktig å få ned tallene på midlertidighet, også fordi med stadig nye ansettelser følger det mye oppfølging av nye ansatte som er ressurskrevende i flere ledd.
Dekan svarer at ledelsen har brukt mye tid til å følge opp både tilsettingsutvalget, enheter og HR seksjoner. Muligheter for fast ansettelse på prosjektmidler skal vurderes. Ved varighet utover tre år skal fast ansettelse benyttes.
IDF anser saken for drøftet.
Brev fra UiO - Drøfting av midlertidighet
Eventuelt
Ved Cecilie Porsmyr
Evaluering av partssamarbeid legges frem i neste IDF møte.