I et ph.d.-løp er det forventet at både ph.d.-kandidat (heretter kalt kandidat) og veiledere er kjent med veiledningens innhold, ansvar og rettigheter, og hva de gjensidig kan forvente seg av veiledningsforholdet. Veiledere og kandidat må sette seg inn i hverandres oppgaver.
Veilederne og kandidaten skal gi hverandre løpende informasjon om alle forhold som har betydning for gjennomføringen av ph.d.-programmet.
Regulering av veilederforholdet
Forholdet mellom kandidat og veileder er en sentral del av ph.d.-programmet og er regulert av:
- UiOs forskrift for graden ph.d.
- Fakultetets utfyllende regler
- Fakultetets etiske retningslinjer for veiledningsrelasjoner
Kandidatens veiledergruppe
Alle kandidater må ha oppnevnt minst to veiledere. Ved Det medisinske fakultet (MED) er det vanlig å ha én hovedveileder og inntil to medveiledere. Det er anledning til å søke fakultetet om ytterligere én medveileder. Søknaden må begrunnes. En kandidat kan ikke ha mer enn én hovedveileder og tre medveiledere oppnevnt samtidig. Dersom en kandidat har tre medveiledere og ønsker at det skal oppnevnes en ny medveileder, må en av de tre medveilederne som allerede er oppnevnt fratre. Det gis ikke dispensasjon fra dette.
Oppnevnte hoved- og medveiledere utgjør kandidatens veiledergruppe og minst en i veiledergruppen skal ha veiledet en ph.d.-kandidat helt frem til disputas og minst en av veilederne skal være ansatt i minimum 20 % stilling som forsker, førsteamanuensis eller professor ved fakultetet. Minst én i veiledergruppen skal ha veiledet en ph.d.-kandidat fram til fullført disputas.
Alle veiledere
- må signere prosjektbeskrivelsen (PhD Project Contract) før søknad om opptak kan sendes inn
- skal følge opp og kvalitetssikre kandidatens gjennomføring av ph.d.-programmet
- må ha ph.d.-grad eller en tilsvarende faglig kompetanse som fakultetet godkjenner
- felles ansvar for å følge opp regel- og rammeverket rundt ph.d.-utdanningen
- være gode forskningsetiske rollemodeller
Hovedveileder
- må kunne dokumentere veiledererfaring fra tidligere ph.d.-veiledning, masterveiledning eller veiledning i spesialistutdanning for leger
- skal være ansatt ved en norsk institusjon
- har ansvaret for å gjennomføre kandidatens midtveisevaluering og å komme med forslag til medlemmer i bedømmelseskomitéen og foreslå disputasleder
Intern og ekstern veileder
- en kandidat kan ha både interne og eksterne veiledere
- en veileder som er ansatt ved fakultetet i minimum 20 % stilling som professor, førsteamanuensis eller forsker kalles intern
- for noen ph.d.-prosjekter kan det være naturlig at en eller flere veiledere ikke er ansatt ved Det medisinske fakultet. Disse kalles eksterne veiledere
- hovedregelen er at hovedveileder skal være ansatt ved fakultetet (intern). Dersom vedkommende er ekstern må kandidaten søke om å få ha denne som hovedveileder
- dersom hovedveileder er ekstern, må kandidaten ha minst en intern medveileder
Emeriti
- dersom en veileder blir emeritus, går av med pensjon eller dør, plikter kandidaten og resten av veiledergruppen å informere fakultet og foreslå en ny veileder.
- en veileder som blir emeritus, kan ikke være UiO-intern veileder
Habilitet
Hvor mange ph.d.-kandidater kan en veileder ha?
For å sikre at kandidatens veiledere har tilstrekkelig kapasitet til å veilede kandidaten, er det lagt begrensninger i antall veilederskap den enkelte veileder kan ha. En veileder kan som hovedregel ikke ha flere enn totalt seks veilederskap samtidig (hoved- og medveilederskap samlet).
- En veileder kan være oppnevnt som hovedveileder for maksimalt fire kandidater samtidig.
- En veileder kan som hovedregel være oppnevnt som medveileder for maksimalt fem kandidater samtidig.
- Unntaksvis kan det søkes om å få ha flere veilederskap enn totalt seks. Søknaden må ha en faglig begrunnelse.
Veiledning fra opptak til disputas
Kandidat og veiledere skal holde hverandre løpende orientert om forhold som har med ph.d.-utdanningen å gjøre. Oppstår det situasjoner som kan føre til forsinket gjennomføring eller avbrudd i ph.d.-utdanningen, skal dette følges opp og fakultetet informeres. Veiledergruppen og kandidaten har ulike oppgaver og må sette seg godt inn disse. Hovedveileder har et særskilt ansvar for å lede veiledningen av kandidaten.
Opptak
Hovedveileder skal
- ha det faglige ansvaret for ph.d.-prosjektets innhold
- ha ansvaret for å sikre at kandidaten har relevant kompetanse for gjennomføring av ph.d.-prosjektet
- veilede i forskningsetiske spørsmål
Kandidaten og veiledergruppen skal sammen
- utarbeide prosjektbeskrivelse
- formulere og avgrense tema og problemstilling i prosjektet
- drøfte og vurdere hypoteser og metoder
- orientere kandidaten i faglitteratur og datagrunnlag
- utarbeide plan for opplæringsdelen
- utforme en etterprøvbar milepælsplan for ph.d.-løpet slik at prosjektet kan gjennomføres innenfor opptaksperioden
- gjennomføre oppstartssamtale hvor samarbeidet og forventinger til dette diskuteres og avklares, samt at læringsmålene for kandidaten og hvordan de skal oppnås fastsettes
Kandidat skal
- sende inn opptakssøknad til ph.d.-programmet med alle vedlegg og nødvendige signaturer
Gjennomføring
Hovedveileder skal
- sørge for at kandidaten får veiledning i forskningsetiske spørsmål
- sikre at kandidaten har et godt læringsmiljø
- gjennomføre utviklingssamtaler sammen med kandidaten med følgende punkter:
- diskutere hvordan veiledningen fungerer, identifisere forbedringsmuligheter og utfordringer
- evaluere kandidatens læringsmiljø og påse at det er bra
- vurdere progresjon i forhold til opprinnelig tidsplan
- vurdere oppnåelse av læringsmål
- drøfte behov for justeringer i prosjektet
- vurdere behov for nye eller oppdaterte godkjenninger
- gjennomføre kandidatens midtveisevaluering i tråd med retningslinjene
- gi faglig veiledning og har faglig ansvar for kandidaten
- hjelpe kandidaten med å komme i kontakt med relevante vitenskapelige miljøer
Medveileder skal
- gi faglig veiledning og har faglig medansvar for kandidaten
- hjelpe kandidaten med å komme i kontakt med relevante vitenskapelige miljøer
- delta på utviklingssamtaler og midtveisevalueringen
Kandidaten skal
- holde jevnlig kontakt med veiledergruppen
- orientere veiledergruppen dersom det oppstår forhold som kan forsinke eller forhindre gjennomføre ph.d.-utdanningen i tråd med opptaksavtalen
- fremlegge rapporter eller utkast til hele eller deler av avhandlingen for veilederne
- etterleve forskningsetiske prinsipper som gjelder for fagområdet
- overholde avtalte frister eller eventuelt justere planene i samråd med veilederteamet
- holde veiledergruppen orientert om valg av kurs og fullføring av opplæringsdelen
- delta aktivt i forskningsgruppen vedkommende inngår i
Avslutning
Hovedveileder skal
- foreslå bedømmelseskomité og disputasleder
Medveileder skal
- foreslå bedømmelseskomité og disputasleder i samråd med ekstern hovedveileder dersom hovedveileder er ekstern
Veiledning for forslag til bedømmelseskomité
Hovedveileder foreslår medlemmer til bedømmelseskomitéen (heretter komitéen) som skal vurdere kandidats avhandling. Kandidaten skal ikke involveres i dette. Komitéen skal normalt bestå av tre medlemmer og settes sammen slik:
- Ett medlem er fra en utenlandsk institusjon (normalt 1. opponent).
- Ett av medlemmene er fra en annen institusjon enn Universitetet i Oslo og som hovedregel uten tilknytning til Oslo Universitetssykehus (normalt 2. opponent).
- Ett medlem er ansatt i førsteamanuensis- eller professorstilling ved Det medisinske fakultet, Universitetet i Oslo (komitéleder). Komitéleder kan som hovedregel ikke være fra samme avdeling som kandidat eller veileder.
- Begge kjønn skal være representert.
- Alle medlemmer må ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse, og ha forskningsbasert kunnskap relevant for avhandlingens tema.
Hovedveileder må avklare at de foreslåtte personene er villige til å sitte i komitéen.
Merk! Det skal ikke være kontakt mellom veileder og komité fra komitéen er oppnevnt til doktorgradsprøven er avlagt. skal det ikke være kontakt mellom veileder og komité angående kandidaten eller kandidatens arbeid.
Dato for doktorgradsprøven fastsettes av fakultetet etter at avhandlingen er godkjent til å forsvares. I tilknytning til ferier er det egne frister for prøveforelesning og disputas.
Habilitetskrav og faglig begrunnelse
Komitéen må oppfylle forvaltningslovens habilitetskrav (lovdata.no). En signert habilitetserklæring (docx) fra hvert av de foreslåtte medlemmene skal følge hovedveileder sitt forslag til bedømmelseskomité.
Fakultetet krever en faglig begrunnelse for hvorfor medlemmene bør sitte i bedømmelseskomitéen.
Innsending av forslag til komité
Avhandlingen skal ikke sendes til komitéen før dekanen offisielt har godkjent og oppnevnt den foreslåtte komité. Det er viktig at felt for komitémedlemmenes tittel, postadresse, e-postadresse og telefonnummer er fullstendig utfylt. Skjema for Forslag til bedømmelseskomité og disputasleder (docx) sendes til: postmottak@medisin.uio.no
Forslag til disputasleder
Hovedveileder foreslår disputasledere på samme skjema som vedkommende foreslår bedømmelseskomité. Det skal foreslås to personer som har sagt seg villig til å være disputasleder.
Disputasleder
- må være ansatt som førsteamanuensis eller professor ved Det medisinske fakultet
- kan ikke være fra samme avdeling som kandidat eller veileder
- Emeriti tilknyttet fakultets institutter kan godkjennes som disputasleder ved behov. Vedkommende kan ikke være emeritus ved samme avdeling som kandidat eller veileder
Hovedveileder plikter å informere disputasleder om dato for disputas når denne er vedtatt av dekanen og deretter melde til fakultetet hvem som stiller som disputasleder.
Utfordringer i veiledningsforholdet
Veiledergruppen og studenten må i fellesskap ta ansvar for at veiledningsforholdet fungerer godt og bør løpende vurdere om veiledningsform og -hyppighet er hensiktsmessig. Dersom det oppstår forhold som gjør veiledningsforholdet problematisk, må veiledere og kandidat, sammen eller hver for seg, søke å løse opp i problemet sammen så fort som mulig. Det er viktig at et dårlig veilederforhold ikke vedvarer.
I enkelte tilfeller kan det være vanskelig å løse problemer som oppstår. Da kan forskerutdanningsleder (FUL) ved kandidatens institutt kontaktes for råd og veiledning. I slike tilfeller må ledelsen der hvor kandidaten er tilsatt involveres. Dersom det er snakk om utfordringer i arbeidsmiljøet, må nærmeste leder til kandidat og/eller veileder involveres. Arbeidsmiljøet der hvor kandidaten jobber, er en sak som arbeidsgiver må løse.
Dersom utfordringene gjelder forhold som er avtalefestet i kandidatens opptaksavtale, er det naturlig å kontakte forskerutdanningsleder ved instituttet, eventuelt fakultetsadministrasjonen ved Gruppe for forskerutdanning. Uavhengig av hvilken utfordring som har oppstått, vil ph.d.-programmet måtte involvere kandidatens arbeidsgiver og eventuelt HR-avdeling for å finne fram til en løsning på utfordringen.
Dersom partene ikke kommer til enighet, kan en eller begge parter be om å bli løst fra veiledningsavtalen. Denne anmodningen må sendes til fakultetet (postmottak@medisin.uio.no) og skal begrunnes. Fakultetet må godkjenne endringene før de trer i kraft
Dersom en kandidat i løpet av sitt ph.d.-løp har vært uredelig eller hatt manglende fremdrift, kan fakultetet i ytterste konsekvens vedta tvungen avslutning av kandidatens opptak jamfør § 5.4 i UiOs ph.d.-forskrift.
Endring av veileder
Det kan oppståsituasjoner som fører til at veilederforholdet må endres eller avsluttes.
Slike endringer må først godkjennes av fakultetet før de trer i kraft. Fakultetet må godkjenne både veileders fratredelse og eventuell oppnevning av en ny veileder. I tillegg må fakultetet godkjenne eventuelle endringer i veiledningsforholdet. Et vanlig eksempel er bytte fra hovedveileder til medveileder eller omvendt.
Hva må kandidaten og veiledergruppen gjøre?
Avtale om endring av veilederforhold (docx) må fylles ut og signeres. Avtalen er ikke gyldig før alle involverte parter har signert. Avtalen sendes til fakultetet: postmottak@medisin.uio.no
En veileder kan ikke fratre før ny veileder er oppnevnt dersom kandidaten kun har to veiledere eller det er hovedveileder som skal fratre.
Merk at endringer i veilederforhold ikke kan tilbakedateres og at endringene trer i kraft først fra fakultetets arkivdato. Det er heller ikke anledning til å endre veilederforhold det siste halvåret før planlagt dato for innlevering, med mindre helt spesielle forhold tilsier det.
Nyttige lenker
Regelverk
Forskningsetikk
- Etiske retningslinjer for veiledere ved MED
- De nasjonale forskningsetiske komitéene (forskningsetikk.no)
- Forskningsetisk bibliotek (forskningsetikk.no)
- Forskningsombudet
- Vitenskapsombudet ved UiO
Skjemaer
- Avtale for endring av veilederforhold (docx)
- Forslag til bedømmelseskomité og disputasleder (docx)
- Habilitetserklæring (docx)
Kontakt oss
- Kontaktinformasjon
- Forslag til komité sendes til: postmottak@medisin.uio.no
- Avtale for endring av veilederforhold sendes til: postmottak@medisin.uio.no